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Teil 1: Revisionssicherheit in SharePoint Online

By 11. März 2016 Juli 27th, 2020 No Comments
[spb_single_image image=”16122″ image_size=”full” frame=”noframe” intro_animation=”none” full_width=”no” lightbox=”yes” link_target=”_self” width=”1/1″ el_position=”first last”] [fullwidth_text alt_background=”none” width=”1/1″ el_position=”first last”] Madline Schmidt, Junior Beraterin Enterprise & Collaboration Solutions

Teil 1: Revisionssicherheit in SharePoint Online

Einige unserer Kunden wechseln aktuell in die Cloud und so wird das Thema Revisionssicherheit wieder topaktuell und es stellt sich die Frage, ob regulatorische Anforderungen auch in der Cloud eingehalten werden können.

Unsere Kollegin Madline hat sich in Ihrer Abschlussarbeit mit dem Thema “Revisionssicherheit in SharePoint Online” befasst. Deshalb stellen wir Ihnen in unserer 3-teiligen Beitragsserie die Möglichkeiten der revisionssicheren Archivierung mit Microsoft SharePoint Online vor.

Im ersten Teil der Serie geht es um die Archivierung von Dokumenten in einem zentralen Repository – das Datenarchiv von SharePoint Online ist auch als Records Center bekannt.

RECORDS CENTER

Das Records Center ist eine eigene Website, die als Datenarchiv in der Cloud genutzt wird und einen zentralen Ort für alle inaktiven Dokumente bildet. Die Websitevorlage des Datenarchivs wurde speziell entworfen und vorkonfiguriert, um Unternehmen bei der Datensatzverwaltung und der Aufbewahrung von archivierten Dokumenten zu unterstützen. Dort können handels- und steuerrechtlich relevante wie auch juristische Dokumente gespeichert und verwaltet werden. Nach dem Kopieren der Daten in die Datenarchivwebsite handelt es sich um Datensätze, welche an keinem anderen Ort im System mehr zu finden sind. Alle in SharePoint Online befindlichen Inhalte eines Unternehmens können an ein Records Center übergeben und dort an einer Stelle abgelegt werden, an der die nötigen Berechtigungen gesetzt und entsprechende Richtlinien in Bezug auf beispielsweise Überwachungskriterien sowie Ablauffristen festgelegt sind. Durch die Vergabe einer Dokumenten-ID können Informationen auch nach dem Verschieben in das Datenarchiv weiterhin gefunden werden, da diese ID auch anschließend beibehalten wird.

Für diesen umfangreichen Prozess sollte ein Unternehmen eine Strategie und einen formellen Plan entwickelt haben. In diesem Zusammenhang gibt es ein paar Kernelemente, die in den meisten Fällen einer Datensatzverwaltung zum Einsatz kommen. Eines dieser Elemente sollte eine umfassende Sammlung von Richtlinien, Prozessen und Anweisungen zum Erstellen, Speichern sowie Verwalten von Datensätzen sein. Zur Klassifizierung von wichtigen Datensätzen können sogenannte Datensatzbibliotheken erstellt werden. Je nach Einstellung der Inhaltsverwaltung werden Datensätze automatisch an die jeweilige Datensatzbibliothek geleitet und dort abgespeichert. Als Alternative dazu können eigene Inhaltstypen erstellt werden, die dazu genutzt werden können die Datensätze mit eindeutigen Eigenschaften zu versehen

Ein weiteres Thema, besonders im Zusammenhang mit gesetzlichen Anforderungen, stellen Aufbewahrungsfristen dar. Basis dieser Zeiträume bilden gesetzliche Bestimmungen und geschäftliche Anforderungen. Ebenfalls Teil des Datensatzverwaltungsprozesses sollte ein Dokument für Compliance Anforderungen sein. Darüber hinaus sollte ein formaler Prozess entworfen werden, der beschreibt wie Dokumente verlagert werden, die im Zusammenhang mit Rechtsstreitigkeiten oder Prüfungen stehen.

Nachdem die Datensatzverwaltung ausführlich geplant und ein formeller Plan entworfen wurde, können Unternehmen im SharePoint Online eine Datenarchivwebsite anlegen sowie individuell konfigurieren.

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Fragen rund um unser CeBIT-Thema gerne auf Twitter unter #GemeinsameSache an @RDS_GmbH.

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