Eine der häufigsten Ursachen für gescheiterte Migrationen ist der fehlende strategische Rahmen. Viele Unternehmen starten die Migration operativ, ohne die Entwicklung der Cloud-Roadmap auf die Unternehmensstrategie abzustimmen oder die individuellen Anforderungen der einzelnen Fachabteilungen zu berücksichtigen. Zudem kommen oft unklare Verantwortlichkeiten im Projektteam oder ein fehlendes Change Management hinzu.

Risiken:
➔ Überzogene Zeit- und Budgetrahmen
➔ Sinkende Nutzerakzeptanz
➔ Nicht erfüllte Erwartungen von Geschäftsleitung und Fachbereichen

Best Practice:
Definieren Sie klare Ziele und KPIs vor Projektstart. Binden Sie IT, Fachbereiche und Compliance-Fragen frühzeitig ein. Planen Sie Change-Kommunikation und Projektmarketing als festen Bestandteil Ihrer Migrationsstrategie ein.

Veraltete Inhalte, überholte Workflows und unsichere Berechtigungen – wenn diese ohne Prüfung migriert werden, landen Altlasten in der neuen Umgebung.

Risiken:
➔ Datenmüll und Redundanzen
➔ Sicherheitsrisiken durch übertragene Berechtigungsfehler
➔ Hoher Wartungsaufwand nach der Migration
➔ Fehlende Transparenz über tatsächliche Nutzung und Relevanz

Best Practice:
Analysieren Sie Ihre bestehende On-Premises-Umgebung gründlich, bevor Sie mit der Migration starten. Achten Sie insbesondere auf große und stark frequentierte Sites, die für die tägliche Arbeit besonders relevant sind. Identifizieren Sie Inhalte, die veraltet oder kaum genutzt sind, um sie gezielt zu archivieren oder auszusondern. Prüfen Sie Dateipfade auf potenzielle Konflikte oder Einschränkungen, die beim Transfer in die Cloud zu Problemen führen könnten. Ebenso wichtig ist eine detaillierte Analyse der bestehenden Berechtigungsstruktur, um sicherzustellen, dass sensible Daten auch in der neuen Umgebung korrekt geschützt bleiben. Nutzen Sie diese Daten, um eine fundierte Migrationsentscheidung zu treffen. Nicht alles muss oder sollte migriert werden.

Viele Unternehmen übernehmen ihre bestehende SharePoint-Struktur nahezu unverändert in die Cloud. Doch SharePoint Online eröffnet neue Möglichkeiten, die für mehr Struktur und bessere Zusammenarbeit sorgen. So bieten beispielsweise moderne Sites und Hub Sites deutlich mehr Flexibilität bei Navigation und Aufbau. Gleichzeitig ermöglichen Metadaten und zentral gepflegte Taxonomien eine deutlich strukturiertere Ablage sowie eine effizientere und compliance-konforme Suche.

Risiken:
➔ Keine klare Trennung von Team- und Kommunikationsseiten
➔ Fehlende Metadatenstrategie für Suche und Compliance
➔ Unklare Richtlinien für die Site-Erstellung – zentral über die IT oder via Self-Service mit Freigabe?
➔ Veraltete oder uneinheitliche Vorlagen für häufige Szenarien wie Projektseiten

Best Practice:
Nutzen Sie die Migration als Impuls für eine zukunftsfähige Informationsarchitektur. Trennen Sie systematisch operative Teamsites von übergreifenden Kommunikationsseiten. Etablieren Sie eine unternehmensweite Metadatenstrategie und strukturieren Sie Ihre SharePoint-Landschaft über Hub Sites logisch entlang von Abteilungen oder Themenfeldern. Ergänzen Sie diese Architektur durch ein Governance-Framework – z. B. mit klaren Namenskonventionen, geregelten Freigabeprozessen für neue Sites und einem Lifecycle-Management für Inhalte.

Viele SharePoint-Migrationen scheitern nicht an technischen Hürden, sondern an fehlender Vorbereitung. Ohne fundiertes Testkonzept und gestaffelten Rollout drohen unerwartete Probleme im Live-Betrieb.

Risiken:
➔ Fehlerhafte oder unvollständige Berechtigungen
➔ Lücken in der Datenmigration
➔ Fehlendes Go-Live-Kriterium
➔ Geringe Nutzerakzeptanz durch unzureichende Kommunikation und Schulung

Best Practice:
Entwickeln Sie ein mehrstufiges Testkonzept, das alle relevanten Migrationsszenarien in einer dedizierten Testumgebung abbildet. Testen Sie insbesondere Berechtigungen, Workflows und Metadaten mit automatisierten Verfahren. Ein stufenweiser Rollout – beginnend mit einem Pilotbereich, gefolgt von einzelnen Abteilungen bis hin zur Gesamtorganisation – reduziert Risiken und ermöglicht wertvolle Feedbackschleifen. Binden Sie Anwender:innen frühzeitig ein, um potenzielle Anwendungsdefizite zu identifizieren und Akzeptanz aufzubauen.
Ein strukturierter, iterativer Rollout-Prozess sorgt für Stabilität im Betrieb, steigert die Zufriedenheit der Nutzer:innen und stärkt das Vertrauen in die neue Lösung.

Eine erfolgreiche SharePoint Migration endet nicht mit dem technischen Go-Live. Erst durch gezielte Kommunikation und Schulung entfaltet die neue Cloud-Umgebung ihr volles Potenzial. Wer diesen Schritt vernachlässigt, riskiert Unsicherheit, Ineffizienz und unnötige Supportbelastung.

Risiken:
➔ Geringe Nutzerakzeptanz und Frustration
➔ Hoher Schulungs- und Supportaufwand im Nachgang
➔ Neue Funktionen bleiben ungenutzt oder werden falsch angewendet
➔ Nutzer:innen greifen auf alte Prozesse oder Schatten-IT zurück

Best Practice:
Entwickeln Sie frühzeitig ein Kommunikations- und Schulungskonzept, das auf unterschiedliche Zielgruppen abgestimmt ist. Während Endanwender:innen oft von kompakten Quick Guides, FAQ-Seiten oder E-Learnings profitieren, eignen sich Hands-on-Webinare oder Workshops besonders für Power-User:innen. Auch die IT-Abteilungen selbst sollten durch gezielte Administrator:innen-Schulungen auf die neuen Funktionen vorbereitet werden.
Für die begleitende Kommunikation bieten sich Kanäle wie Microsoft Teams, das Intranet oder interne Newsletter an. Vermitteln Sie regelmäßig die konkreten Vorteile der Cloud-Lösung und informieren Sie über neue Funktionen, um die Akzeptanz nachhaltig zu fördern.