SERIE: Prozesse automatisieren – aber wo beginnen?

Teil 1 unserer dreiteiligen Serie Digitalisierung & Zusammenarbeit befasst sich damit, wie Sie Ihre Mitarbeitenden durch das Automatisieren von standardisierten Abläufen bei ihrer Arbeit unterstützen können. Im zweiten Teil dieser Serie stellen wir uns die Frage, wie man das Projekt Automatisierung konkret angeht. 

Der Roboter im Büro

Stichwort „Automatisierung“ – haben Sie da auch einen Industrieroboter vor Augen, der in der Produktion ein Werkstück bearbeitet? Kein Wunder, denn in der Produktion ist der Einsatz von Robotern für viele Unternehmen mittlerweile selbstverständlich. So zählt Deutschland im weltweiten Vergleich zu den Top 5, wenn es um den Einsatz von Industrierobotern geht, und ist in Europa sogar auf dem ersten Platz.¹

Die Vorteile von Industrierobotern sprechen für sich: Gesteigerte Produktivität, Zeitersparnis, verringerte Fehlerquote. Im Büroalltag hingegen ist der digitale Helfer oft noch nicht etabliert, insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen.

Aber auch hier gibt es viele Abläufe, die sich automatisieren lassen und somit zu Verbesserungen und Einsparungen führen. Schließlich sind nicht nur Industrieroboter Spezialisten, wenn es darum geht, standardisierte Aufgaben auszuführen, sondern auch Computer – und dass schneller und präziser als der Mensch.

Ob ein Industrieroboter ein Werkstück montiert oder ein Computer mittels Software einen Auftrag bearbeitet, ist dabei gleich. Sofern ein Prozess standardisiert und strukturiert ist, kann er auch mittels Automation ablaufen – entweder komplett oder so, dass den Mitarbeitenden zugearbeitet wird.

Sonderlösung vs. ganzheitliche Lösung

Die eingesetzte Software ist dabei entscheidend. Es gibt ganzheitliche Lösungen und Spezialanwendungen. Mit ganzheitlichen Lösungen z.B. Power Automate von Microsoft, lassen sich verschiedenste Abläufe im gesamten Unternehmen automatisieren. Mit Spezialanwendungen hingegen lassen sich spezifische Aufgaben erledigen, z.B. Buffer, zum Planen und automatisierten Ausspielen von Social Media Posts.

Kleine vorgefertigte Spezialanwendungen bieten den Vorteil, dass sie direkt einsatzbereit sind, da der Prozess als generalisierter genau definiert ist. Ein Nachteil ist, dass man an die vorgebeben definierten Schritte gebunden ist – individuelle Anforderungen des eigenen Unternehmens lassen sich hier meist nicht berücksichtigen oder müssen aufwendig angepasst werden.

Zum anderen besteht die Gefahr, dass in den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens die unterschiedlichsten Spezialanwendungen zum Einsatz kommen. Oder planen Sie langfristig gesehen nur an einer Stelle zu automatisieren? Eben nicht! Ziel ist es, möglichst alle relevanten Aufgaben zu digitalisieren – von der Angebotserstellung im Vertrieb über das Bewerbermanagement im Recruiting bis hin zum Wareneingang in der Logistik.

Vorsicht vor dem Flickenteppich

Kommen mehrere unterschiedliche Spezialanwendungen zum Einsatz, entsteht mit der Zeit ein Flickenteppich an unterschiedlichsten Drittanwender-Applikationen, die nicht miteinander kompatibel sind. Das erschwert, insbesondere bei abteilungsübergreifenden Prozessen, die Zusammenarbeit. Außerdem sind zu viele Spezialanwendungen für eine IT-Abteilung auf Dauer nicht professionell pfleg- und wartbar, denn jede Anwendung hat ihre eigenen Anforderungen.

Eine ganzheitliche Lösung, die für unterschiedliche Aufgaben im gesamten Unternehmen eingesetzt wird, lässt sich hingegen leichter pflegen sowie warten und kann abteilungsübergreifend genutzt werden.

Aber welche ist die richtige Lösung für mein Unternehmen? Die Auswahl ist groß: Es gibt Softwareprodukte im kommerziellen und im Open-Source Bereich, sowohl als lokale Installation oder als Cloud-Lösung. Die grundlegenden Funktionen sind bei ganzheitlichen Lösungen meist identisch. Der Unterschied liegt oft in der Anbindung zu weiteren Diensten, beispielsweise zu Adobe Marketing oder SharePoint.

Cloud oder On-Premises?

Cloud-Lösungen bieten heute standardmäßig bereits Verbindungen zu vielen Diensten an. Allerdings ist eine Cloud-Lösung nicht im eigenen Rechenzentrum angesiedelt. Hier heißt es, die entsprechenden Aspekte hinsichtlich Datennutzung und -aufbewahrung zu berücksichtigen – Wo liegen meine Daten? Wer hat Zugriff darauf? Wie ist der rechtliche Rahmen?

Bei On-Premises-Lösungen ist die Datennutzung und -aufbewahrung in der Regel bereits geklärt, der Compliance-Aufwand entfällt somit. Dafür müssen Verbindungen zu Diensten lokal geschaffen werden oder aber erst analog der Unternehmensbedürfnisse entwickelt werden – das kann einen hohen Entwicklungsaufwand mit sich bringen.

Digitalisierung – global & persönlich

Zudem ist es bei der Auswahl der geeigneten Software maßgebend, was automatisiert wird. Grundsätzlich lassen sich zwei Ebenen unterscheiden – die der globalen Digitalisierung und die der persönlichen Digitalisierung:

Unabhängig von der Ebene bleibt das Ziel aber das gleiche: Erleichterung der Arbeit.

Die Software ist die Basis

Bei der Entscheidung für eine Software werden zunächst die unternehmensrelevanten Abläufe betrachtet. Für die persönlichen Abläufe der Mitarbeitenden lässt sich dann die gleiche Software nutzen – dies ist Chance und Risiko zugleich: Chance, da somit Know-how im bereits vorhandenen entwickelt wird. Risiko, da nicht sicher ist, ob alle Ideen sich mit der eingesetzten Software umsetzen lassen.

Hier ist es wichtig, die relevanten Aufgaben zu kennen. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die eingesetzte Lösung auch alles Relevante abdeckt. Ist die Entscheidung für die Software gefallen, geht es an die eigentliche Automation.

Dem Prozess auf der Spur

Zunächst werden die relevanten Abläufe im Unternehmen herausgefiltert und bewertet (siehe Teil 1 der Serie Digitalisierung & Zusammenarbeit). Anschließend werden sie dokumentiert, geprüft und gegebenenfalls optimiert. Das Ergebnis soll ein schlanker und möglichst allgemeiner Prozess sein – dieser stellt dann auch den Inhalt der Automation dar.

Bei der Entwicklung eines Ablaufs ist sowohl die fachliche als auch die technische Seite bedeutend. Ein Team mit Kollegen und Kolleginnen aus beiden Bereichen, können alle Komponenten berücksichtigen, um ein optimales Ergebnis zu erzielen.

Besonders wenn es um einen Ablauf geht, der die globale Digitalisierung betrifft, ist dies entscheidend. Schließlich handelt es sich hier oft um abteilungsübergreifende Themen und jede Abteilung hat ihre eigenen Anforderungen. Eine externe Unterstützung durch einen IT-Berater wie RDS CONSULTING stellt sicher, dass alle Facetten eines Ablaufs berücksichtigt werden, und dass dieser optimal umgesetzt wird.

Wenn der Prozess definiert ist, geht es an die Automatisierung:

Automation ohne Programmierkenntnisse

Persönliche Prozesse können Nutzer oft selbst umsetzen. Mit Software-Lösungen wie Microsoft Power Platform lassen sich selbstständig kleine, smarte Lösungen programmieren, z.B. simple Workflows und einfache Apps. Programmierkenntnisse sind nicht notwendig.

>> Trotz aller Automatisierung sollten Sie das Wesentliche nie aus den Augen verlieren. Bei der Digitalisierung kommt es nicht darauf an, möglichst viele Automationen zu entwickeln. Hier heißt es: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. <<

Christoph Sikora, Senior & Business Development Manager

Daher sollte der Fokus darauf liegen, seinen Mitarbeitenden Zeit für die Lösung komplexerer Aufgaben zu sichern, indem standardisierte Aufgaben automatisiert erledigt werden.

Mein Fazit

Bei der Automatisierung im Unternehmen ist es wichtig, seine Prozesse genau zu kennen und eine Software auszuwählen, die es ermöglicht, alle relevanten Abläufe umzusetzen. So lässt sich auch abteilungsübergreifend automatisieren.

Weiterführende Informationen

Quelle

¹Beitrag auf LOGISTIK HEUTE, HUSS-VERLAG „Roboterdichte: Deutschland bleibt Automatisierungs-Europameister“, https://logistik-heute.de/news/roboterdichte-deutschland-bleibt-automatisierungs-europameister-35535.html  (Stand 16.03.2022)