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SERIE CHANGE & STABILITY: Dokumente haben ausgedient

By 16. November 2022November 18th, 2022No Comments
Lennart Friederichs, Principal Consultant & Web Applications

Lennart Friederichs | Principal Consultant & Web Applications

40 Jahre RDS CONSULTING – bei der Geschwindigkeit mit der neue Trends in den IT-Markt getrieben werden – eine Ewigkeit. Und für uns ein guter Grund, um einen Blick auf die Entwicklung der IT-Branche zu werfen: Was hat die IT in den letzten 40 Jahren für die Menschen verändert und was verändern die Menschen in Zukunft mit der IT? Mit dieser spannenden Frage befassen sich unsere Kolleginnen und Kollegen in der Blogserie Change & Stability.

Im dritten Teil der Serie erklärt Lennart Friederichs, Principal Consultant & Web Applications bei RDS CONSULTING, wie der Datenaustausch zukünftig ohne Dokumente funktionieren kann.

Dokumente haben ausgedient

Dokumente haben ausgedient – aber welche Dokumente sind damit überhaupt gemeint? Hier geht es natürlich nicht um das Buch oder die Teilnehmerurkunde von den Bundesjugendspielen, sondern um Dokumente zum Datenaustausch, z.B. Formulare, Anträge und Rechnungen.

Die Analogie von Kupferkabel und Dokument

Als Techniker stell ich mir die Frage, ob man all diese Dokumente heutzutage noch benötigt? Die kürzeste Antwort aus technischer Sicht wäre „Nein“ und mein Beitrag wäre an dieser Stelle beendet. Aber ich möchte gerne etwas weiter ausholen und zunächst eine kleine Analogie vom Kupferkabel und Dokument mit Ihnen teilen. Denn ich bin der Meinung, dass beides nicht das richtige Medium für die jeweilige Aufgabe ist.

Daher möchte ich zunächst einen kleinen Exkurs in die Geschichte des Kupferkabels geben:

Die Regierung um Bundeskanzler Helmut Schmid beschloss bereits Anfang der 80er Jahre, Deutschland flächendeckend mit Glasfaseranschlüssen zu versorgen. Am 13. Mai 1981 wurde im Protokoll der Kabinettssitzung visionär vermerkt, „daß auch im Bereich der Individualkommunikation revolutionäre Entwicklungen eintreten könnten.“1

Leider ist es bei der Vision geblieben, schon einen Regierungswechsel später wurde flächendeckend Kupferkabel verlegt. Und diese Fehlentscheidung haben wir auch 40 Jahre später immer noch nicht aufgeholt. Laut Statista hatten wir in Deutschland im Dezember 2021 lediglich einen Anteil von 7,1 Prozent an Glasfaseranschlüssen.2 Damit belegen wir den fünftletzten Platz im weltweiten Vergleich.

Datenaustausch mit Dokumenten

Um jetzt aber wieder die Kurve zu den Dokumenten zu bekommen, gehen wir den Prozess zum Datenaustausch einmal gemeinsam durch:

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten ein Dokument per eMail. Auf diesem Dokument sind verschiedene Elemente enthalten, z.B. Unternehmenslogo, Empfänger, Textbaustein Begrüßungsfloskel, Textbaustein Verabschiedungsfloskel, Fußzeile mit Kontoverbindung, Organigramm und Gerichtsstand. Aus all diesen Informationen filtern Sie die eigentliche Information heraus, tippen diese ab und tragen sie ins das Bestandsführungssystem Ihres Unternehmens ein. Das Dokument wird letztendlich platzsparend aber kostenintensiv archiviert.

Es wird relativ schnell deutlich, dass das nicht unbedingt das ist, was die Digitalisierung uns versprochen hat.

Geht das nicht besser?

Das gleiche gilt übrigens auch für das Kupferkabel, weshalb immer wieder Alternativen gesucht wurden. So ist man über Jahre vom Kupferkabel über das Modem über ISDN nach DSL gewechselt. Und auch für Dokumente wurden Alternativen gesucht. OCR war oft die Zauberformel, um aus einem nicht ganz geeigneten Medium zum Datenaustausch noch das Beste herauszuholen. Ein OCR funktioniert sicherlich ganz gut, so lange man das OCR für die eigenen Dokumente eingestellt hat, z.B. auf Rechnungen. Hat man jetzt allerdings einen Lieferantenwechsel und die Rechnung ist nicht mehr im gleichen Layout, dann tut sich das OCR schon recht schwer und funktionier oft gar nicht.

Das geht noch besser

Die nächste Revolutionsstufe wären Bots. Also Bots die Dokumente analysieren können, indem sie diese verschlagworten und selbstständig weiter verarbeiten. Das klingt nicht nur wie ein sich selbst panierendes Schnitzel, sondern funktioniert in den meisten Fällen auch so.

Verstehen Sie mich nicht falsch, ich denke schon, dass jeder Schritt in der Digitalisierung ein Schritt in die richtige Richtung ist. Das gleiche gilt auch für Kupferkabel – langsames Internet ist immer noch besser als gar kein Internet.

Datenaustausch mit Portalen

Ich selbst bin im Bereich der Versorgungswerke tätig und ich bin positiv, dass wir kurz- bis mittelfristig alle Dokumente, die die Regulatorik nicht unbedingt vorsieht, durch strukturierte Daten ersetzen können.

Das könnte dann so aussehen, dass das Mitglied eines Versorgungswerks seine Daten strukturiert im Onlineportal eingibt. Bei Eingang werden die Daten validiert und schließlich strukturiert an das Versorgungswerk weitergegeben, wo sie abgelegt werden und entsprechende Workflows anstoßen. Niemand muss mehr etwas abtippen.

Aber auch das muss nicht das Ende der Digitalisierung sein. Wenn ich mir vorstelle, dass ich ein Mitglied in einem Versorgungswerk bin, dann würde ich mir wünschen, dass ich beispielsweise einen Zusatzbeitrag schnell und einfach über meine Smartwatch übermitteln könnte.

Digitalisierung braucht Zeit

Aber es geht alles einen Schritt nach dem anderen. Der Weg der Digitalisierung ist lang. Dennoch hätte der Abschnitt der Kupferkabel und auch der der Dokumente schon hinter uns liegen können. Je nach Beurteilungskriterien ist Deutschland im europäischen Vergleich bestenfalls unteres Mittelfeld, was die Digitalisierung angeht, und dass als europäischer Wirtschaftsmotor.

Über das Thema Digitalisierung lässt sich noch viel mehr sagen, aber Themen wie gesellschaftliche Aspekte oder das Fehlen einer vernünftig nutzbaren digitalen Identifikation würde den Rahmen an dieser Stelle sprengen.

Abschließend möchte ich aber noch mit auf den Weg geben, dass die Umsetzung der Digitalisierung natürlich auch an zahlreichen Regularien und Gesetzen hängt und die Mühlen oft sehr langsam mahlen, aber stetig. Demnach gibt es auch immer wieder Neuerungen, z.B. zum Thema Nachhaltigkeit, womit sich meine Kollegin Berit Aldrup-Besimoglou im letzten Beitrag unserer Serie befasst.

Quellen

1Bundesarchiv – Kabinettsprotokolle: 26. Kabinettssitzung am Mittwoch, dem 13. Mai 1981, Tagespunkt 5. Aktuelle medienpolitische Probleme und Entscheidungsbedarf, Kabinettsprotokolle Online „5. Aktuelle medienpolitische Probleme und Ents…“ (1.20.10:) (bundesarchiv.de) (Stand 14.10.2022)

2Statista GmbH: Anteil von Glasfaseranschlüssen an allen stationären Breitbandanschlüssen in den Ländern der OECD im Dezember 2021, Glasfaserausbau in OECD-Staaten weltweit 2021 | Statista (Stand 14.10.2022)