Projektmanagement

PRINCE2® oder PMBOK® – welche Projektmanagement-Methode passt zu meinem Unternehmen?

By 26. April 2021 April 27th, 2021 No Comments
Kollegen:innen am Flip Chart

Welche Projektmanagement-Methode passt zu meinem Unternehmen? 

Amin Boebers, Consultant RDS CONSULTING GmbH

Amin Boebers | Consultant Projekt Management

Am Beispiel PRINCE2® und PMBOK® stellen wir uns den Aspekten, die zur Beantwortung dieser Fragestellung berücksichtigt werden müssen. 

Das Thema Projektmanagement besteht aus zahlreichen Kürzeln, Standards, Methoden und Frameworks – doch worauf kommt es wirklich an?
Dazu möchte ich zunächst beide Methoden vorstellen und ihre Grundeigenschaften miteinander vergleichen.  

Das in Großbritannien entwickelte:

PRINCE2® – Projects in Controlled Environments 


Integrierte PM Methode:

Inhalte:  

  • 7 Grundprinzipien  
  • 7 Themen  
  • 7 Prozesse  
  • Tailoring Guide 

Klassisches Projektmanagement. 
Agiles Projektmanagement wird in der Tiefe in einem separierten Werk (PRINCE2 Agile®) angeboten  


Anweisend, setzt die Anwendung aller vorgegebenen Grundprinzipien, Themen und Prozesse als Erfolgsfaktor voraus.  


Kann, durch fest vorgegebene Strukturen, leichter adaptiert werden. Erscheint oftmals zu starr und überladen, um auf kleinere Projekte angewendet zu werden.    


Zertifizierung:  

  •  Einsteiger: PRINCE2 Foundation®
  •  Fortgeschrittene: PRINCE2 Practitioner ®
  •   Schwierigkeitsgrad: mittel 
  • Prüfungsdauer: 2,5 Stunden 
  • Erneuerung: nach 3 Jahren 
  • Zulassungsvoraussetzung:
    PRINCE2 Foundation oder
    Zertifizierung PMP oder
    CAPM (PMI) oder
    IPMA Level D, C, B oder A  

Das in den USA entwickelte:

PMBOK® – Projekt Management Body of Knowledge    


Body of Knowledge, Große Projektmanagement-Wissensansammlung:

Inhalte: 

  • 5 Prozessgruppen
  • 10 Knowledge Areas
  • 47 Prozesse
  • PMI Code of Ethics
  • ANSI/PMI 99-001-2017

Behandelt seit 2017 klassische wie auch agile Projektmanagement-Methoden, bietet separierten Agile Practice Guide


Empfiehlt die Anwendung der Inhalte, ohne dabei einen Anspruch auf Vollständigkeit oder eine feste Reihenfolge geltend zu machen.


Ist auf Projekte jeder Größenordnung flexibel anwendbar, erfordert dadurch ein höheres Maß an Anwendungs- und Methoden-kompetenz.


Zertifizierung: 

  • Einsteiger: CAPM – Certified Associate in Project Management
  • Fortgeschrittene: PMP – Project Management Professional
  • Schwierigkeitsgrad: sehr hoch
  • Prüfungsdauer: 4 Stunden
  • Erneuerung: nach 3 Jahren
  • Zulassungsvoraussetzung:
    Mind. 35 Std. Training;
    Mind. 7.500 Std. PM-Erfahrung in 60 Monaten;
    Personen mit Bachelor oder vergleichbar:
    Mind. 4.500 Std. PM-Erfahrung in 60 Monaten

Verschaffen wir uns einen Überblick über die Ziele des Projektmanagements:

BUDGET

Projekte müssen sich rechnen. Das Ressourcen-Management und die Überwachung der anfallenden Projektkosten sind daher wichtiger Bestandteil der Planung und Steuerung von Projekten. 

ZEIT

Projekte haben feste Start- und Endzeitpunkte. Eine der Kernaufgaben ist es, dafür zu sorgen, dass vereinbarte Meilensteine und Fertigstellungstermine eingehalten werden.

LEISTUNG

Um ein Projekt rechtzeitig abzuschließen, darf keine Tätigkeit mehr Zeit beanspruchen als geplant. Hierfür ist ein Höchstmaß an Effizienz erforderlich.

QUALITÄT

Ein Projekt rechtzeitig über die Zielgerade zu bringen, ist wichtig. Darunter darf der Projekt-Output jedoch nicht leiden. Die kontinuierliche Qualitätssicherung ist daher ebenso Teil des Projektmanagements.

Schon ein erster Blick lässt erahnen, dass diese Ziele nicht immer gleichrangig sind. Projekte müssen daher tagtäglich überprüft und gegebenenfalls justiert werden – ein dauerhafter Balanceakt, dem das Projektmanagement verpflichtet ist.

Mit dem Grundverständnis, für die Ziele des Projektmanagements und die Unterschiede der beiden Projektmanagement-Verfahren, kommen wir nun zu unseren Fragen. Allem voran muss klar sein:
Welche Vision oder Zielvorstellung steht hinter dem Bestreben, ein Projektmanagement-Verfahren in den Betrieb zu integrieren?

Gründe für Organisationen,  sich mit dem Thema Projektmanagement auseinanderzusetzen, sind beispielsweise:

Steigerung der Zufriedenheit bzgl. der Zusammenarbeit und Minimierung der Reibungsverluste zwischen Betrieb und Projekt

Hakt es an der Zufriedenheit in der Zusammenarbeit, sind nicht selten fehlende Struktur, Aufgabenteilung und Kommunikation die Gründe. Die beiden vorgestellten Methoden liefern genügend Instrumente, um die prozessualen Abläufe zu optimieren und für saubere Prozessschnittstellen zu sorgen. PRINCE2® mag zwar unflexibler sein als das PMBOK®, ist dafür aber, wenn es die Organisationstrukturen zulassen, mit weniger Aufwand integrierbar.

Attraktivitätssteigerung für Kunden

Projektmanagement-Zertifizierungen gelten als Qualitätskriterium und sind von Kunden gerne gesehen. Auch wenn PRINCE2® einen deutlich höheren Bekanntheitsgrad genießt, so ist die PMP®-Zertifizierung durch Ihre Zulassungsvoraussetzungen und den hohen Schwierigkeitsgrad als hochwertiger zu erachten.  Bei allen Qualitätsansprüchen und -versprechen bleibt der Preis nach wie vor das Maß aller Dinge. Projektgetriebenes Arbeiten sorgt gleichermaßen für ein Höchstmaß an Qualität und zudem für Effizienz, sprich weniger Kosten durch Reibungsverluste und  zufriedenere Kunden.

Was muss bei der Auswahl der passenden Methode noch beachtet werden? 

KOMPLEXITÄT / GRÖßE DER PROJEKTE / KUNDEN
 
Je größer das Projekt, desto häufiger kommt es zu besonderen Herausforderungen in der Planung und Steuerung und umso anfälliger ist es auch für Risiken.

PRINCE2® sorgt daher von Haus aus mit einem Höchstmaß an Struktur für einen sauberen Projektablauf, bietet im Vergleich aber eine eher überschaubare Anzahl an Kontrollinstrumenten an.
Der PRINCE2® Ansatz zur Integration von agilen Methoden ist verhältnismäßig starr. So können sehr spezifische Kundenanforderungen dazu führen, über den PRINCE2® Tellerrand hinaus schauen zu müssen. Hier punktet die Variabilität des PMBOKS®, das eine wesentlich höhere Anzahl an Kontrollinstrumenten und -techniken vermittelt und sich zudem flexibler mit agilen Methoden kombinieren lässt.

ART UND KOMPLEXITÄT DER DIENSTLEISTUNGEN / PRODUKTE
 
Die Art und Komplexität der Produkte oder Dienstleistungen und deren Erzeugung bzw. Erbringung, ist bei der Wahl der Methode insofern zu berücksichtigen, dass einige Methoden eine branchenspezifische Vorgeschichte haben.

Während PRINCE2® ursprünglich als IT-Projektmanagement spezifischer Standard entwickelt wurde, hat das PMBOK® keine branchenspezifischen Wurzeln. Dies spiegelt sich auch in den Inhalten wider.
Für Dienstleistungsunternehmen ist PRINCE2®, unabhängig von der Branche, dennoch eine sehr gute Alternative. Organisationen, die große Projekte zur Produktion von komplexen Sachgütern durchführen, werden dem PMBOK® mehr abgewinnen können.

GRÖßE DER ORGANISATION
 
Projektressourcen, seien sie nun Personell, Sachgüter oder Finanzmittel, lassen sich mit den Instrumenten beider Methoden sehr gut planen und steuern. PRINCE2® gibt jedoch beispielsweise vor, dass alle im Guide vorgegebenen Rollen zugewiesen werden müssen – und das sind nicht wenige. Nun kann dies gerade in kleineren Unternehmen mehr Verwirrung stiften, als die personellen Ressourcen durch klare Aufgabenzuweisung zu entlasten.Natürlich ist auch das PMBOK® nicht gänzlich frei von organisatorischen Rollen, jedoch werden diese auf die Projektsituation zugeschnitten.

PROJEKTMANAGEMENT-ERFAHRUNG
 
Es ist wichtig, sich ein Gesamtbild davon zu verschaffen, wie Projektmanagement aktuell in der eigenen Organisation funktioniert und/oder eben auch nicht funktioniert.

Gibt es schon einen oder gleich mehrere Projektmanagement-Prozesse, die eventuell nicht sauber miteinander verzahnt sind?
Werden eventuell schon Segmente klassischer, agiler oder hybrider Methoden angewendet?
Welche und wie tiefe Kompetenzen bringt die Organisation mit und auf wie viele Kompetenzträger, in welchen Bereichen der Organisation, sind sie verteilt?Kern dieser Fragen ist es, die Kompatibilität mit den Betriebsstrukturen zu überprüfen.

Abschließend noch ein paar wichtige Grundsätze, die den Einstieg in das Projektmanagement vereinfachen:

  • Die Frage nach dem richtigen Vorgehen muss von Projekt zu Projekt gestellt werden, wann immer sich die Projektanforderungen oder die Situation der Organisation ändern.
  • Eine Methode, die aktuell funktioniert, muss nicht zwingend die Richtige für das nächste Projekt sein.
  • Es kommt, je nach Projektanforderungen, mehr als eine Methode in Frage.
  • Unabhängig von der gewählten Methode, wird in der Praxis schnell klar, dass das Verstehen und Verschriftlichen neuer Methoden, begleitet von einer nachdrücklichen Ankündigung aus der Führungsetage, nicht zum gewünschten Ziel führt. Eine professionelle Begleitung bei der Etablierung neuer Maßnahmen ist meistens der Schlüssel zum Erfolg.
  • Für jedes Projekt empfiehlt sich, so viel Komplexität wie nötig, so wenig wie möglich.
  • Die passende Methode für das Unternehmen zu finden, bedeutet nicht, dass dadurch zwangsläufig keine Maßnahmen zur Umstrukturierung notwendig sind.
  • Horizontale und vertikale Integration sind gleichermaßen wichtig. Die Adaption der Prozesse und der oft vernachlässigten Werte ist Aufgabe der gesamten Organisation, nicht nur der produktiv an den Projekten beteiligten Personen.
  • Die Projektmanagement-Zertifizierung ist nicht die Lizenz für Handlungskompetenz, sie liefert bei nachhaltigem Lernen den Nachweis, für einen breiten Fundus an Methodenkompetenz und somit auch die Basis, Projektmanagement in die Praxis umsetzen zu können.
  • Impact auf die Produktivität bei der Einführung der Methode wird es immer in irgendeiner Weise geben.

FAZIT

Das PMBOK® bietet mit seiner Variabilität, seiner Vielzahl an Prozessen und großen Masse an Tools einen sehr reichhaltigen Wissensfundus, um Projekte perfekt abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse zu zuschneiden.
Zudem sind die Ausführungen sehr praxisorientiert formuliert. Es bietet keinen festen Leitfaden, was in Verbindung mit der Fülle an Möglichkeiten ein sehr hohes Maß an Sachkompetenz und praktischer Projektmanagement-Erfahrung für die effiziente Anwendung voraussetzt. Das Verfahren findet bei der gegebenen Komplexität im Regelfall eher in größeren Mittelstands- und Großunternehmen Anwendung. Es bietet, eben weil es so flexibel anwendbar ist, aber ebenso großes Potential für den Mittelstand und Kleinunternehmen und ist zudem in seinen Inhalten branchenneutral. Neben der hohen Komplexität kann die nordamerikanische Philosophie, die dieses Verfahren prägt, für manche Organisationskulturen schwieriger zu adaptieren sein als das britische PRINCE2®.

PRINCE2® ist, wenn auch nicht so reichhaltig an Tools, Prozessen und Techniken, die komplettere Projektmanagement-Methode.
Es bietet einen schlüssig aufgebauten Projektmanagement-Prozess, der vom Business Case bis zum Projektabschluss alle dazugehörigen Prozesse und Tools in einer fest definierten Reihenfolge beschreibt. Ein primärer Vorteil von PRINCE2®, ist die ausführliche Beschreibung der einzelnen Rollen. Während das PMBOK® sich sehr stark auf die Rolle des Projektmanagers fokussiert, werden in PRINCE2® die Verantwortlichkeiten aller Rollen ausführlich erklärt. PRINCE2® hat zwar einen IT-Background, ist mittlerweile aber weitestgehend branchenneutral und findet weltweit in Organisationen aller Größenordnungen Anwendung. Es ist leichter zu erlernen, da bereits ein festes Rahmenwerk vorgegeben wird, jedoch ebenso so schwer in der Praxis umzusetzen.

Beide Verfahren schließen einander nicht aus und haben manchmal sogar durchaus parallel ihre Daseinsberechtigung in Projekten. Wer sich beispielsweise der Methode PRINCE2® widmet, kann jede Menge Tools und Techniken aus dem PMBOK® integrieren. Umgekehrt können Projekte die eigenständig mit dem PMBOK® entworfen werden, vom Rollenkonzept von PRINCE2® profitieren.

Dieser Artikel hat zum Ziel, dass Sie leichter eine passende Auswahl treffen können. Natürlich gibt es immer Faktoren, die Ihrer Organisation und Situation eigen sind. Sprechen Sie uns gerne an.