Teil 1: Onlinezugangsgesetz (OZG) und E-Government-Gesetze – warum der Weg der Digitalisierung für meine öffentliche Einrichtung unausweichlich ist

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) ist ein Gesetz, welches am 18. August 2017 in Deutschland in Kraft getreten ist.  Im Kern fordert das Gesetz, dass öffentliche Einrichtungen ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 auch elektronisch über Verwaltungsportale anbieten müssen. Außerdem sind sie dazu verpflichtet ihre Verwaltungsportale miteinander zu einem Portalverbund zu verknüpfen.

Hiervon sind nur wenige Ausnahmen zugelassen, wenn etwa Verwaltungsleistungen nicht für die Umsetzung nach dem OZG geeignet sind. Das OZG selbst trifft jedoch keine ausdrückliche Aussage zu Verwaltungsleistungen, die nicht dazu geeignet sind, elektronisch angeboten bzw. abgewickelt zu werden. Jedoch beschreibt der OZG-Leitfaden als die drei möglichen Formen solcher Ausnahmen:

• die faktische Unmöglichkeit (bspw. Leeren einer Mülltonne),
• die rechtliche Unmöglichkeit (z.B. die Ausstellung eines neuen Personalausweises, die gesetzlich die persönliche Inaugenscheinnahme des Antragstellers fordert) sowie
• die wirtschaftliche Unmöglichkeit nach dem Kosten-Nutzen-Kalkül (also etwa die Beantragung des Betrieb eines neuen Kernkraftwerks).

Jochen Hahnen, Head of IT Solutions

Neben dem geläufigen Verständnis, dass vom OZG nur Bund, Länder und Kommunen betroffen sind, stellt das Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat (BMI) klar, dass unabhängig von der Rechtsform alle Leistungserbringenden vom OZG erfasst sind, die hoheitliche Aufgaben wahrnehmen. Darunter fallen auch die Organisationen der Selbstverwaltung, u.a. Sozialversicherungen und Kammern oder auch beliehene Private, wie der TÜV. Kammern gibt es dabei für die Freien Berufe – von der Architekt*in bis zu Zahnärztinnen und Zahnärzten –, für Industrie und Handel, für das Handwerk und für die Landwirtschaft. Auch Dachverbände, zum Beispiel der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) gehören hierzu (siehe dazu auch: Kammerleistungen digital – Mittelbare Landesverwaltung und das OZG).

Ob die eigene Organisation vom gesetzlichen Digitalisierungsdruck direkt betroffen ist, sollte jedoch nicht alleine vom OZG abhängen. Hier sollten auch, die bereits vor dem OZG in Kraft getretenen, E-Government-Gesetze auf Ebene des Bundes und der Länder, betrachtet werden. Diese fordern in Teilen ähnliches wie das OZG, jedoch unterscheiden sich die Gesetze in der Breite und Tiefe der Anforderungen durchaus deutlich voneinander, sodass die Sicht auf die gesetzlichen Anforderungen immer in Abhängigkeit zum geographischen Standort der betrachteten Organisation zu sehen ist. So sind z.B. die Versorgungswerke nicht direkt im Wortlaut des OZG genannt und auch nicht auf den Webseiten des BMI namentlich genannt – auch wenn man sich natürlich darüber streiten kann, ob Versorgungswerke als Organisationen der Selbstverwaltung angesehen werden können. Jedoch stellt das E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen in § 26 (Fn 5) (Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Nordrhein-Westfalen (E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen – EGovG NRW)) klar, dass weite Teile des E-Goverment-Gesetzes ab dem 1. Januar 2023 auch für sie gelten. Beispiele für eine höhere Breite der E-Government-Gesetze im Vergleich zum OZG sind die Aspekte E-Akte, E-Rechnung, De-Mail oder auch die Bereitstellung von maschinenlesbaren Datenbeständen (“Open Data”). Beispiel für eine höhere Tiefe der Anforderungen ist vor allem der Grad der geforderten Digitalisierung. Nicht immer genügt es zur Gesetzeskonformität analog zum OZG, dass eine Verwaltungsleistung zwar elektronisch beantragt werden kann, wenn jedoch als Resultat weiterhin ein Bescheid auf dem Postweg zugestellt wird.

Unabhängig von der jeweiligen Gesetzeslage sind wir jedoch der Ansicht, dass es in der aktuellen Zeit schlichtweg unausweichlich ist, Verwaltungsleistungen der eigenen Organisation online anzubieten. Denn neben der reinen Erfüllung von rechtlichen Anforderungen gibt es eine ganze Reihe anderer Vorteile, die mit diesem Prozess einhergehen. Zu den drei wichtigsten gehören die Folgenden:

VORTEILE von digitalen Verwaltungsangeboten

• Mehr Effizienz: Ein Onlineformular kann mit Hilfe von Validierungen, Bedienungshinweisen und im Formular hinterlegten Regelwerken (also ein zusätzliches Datumsfeld muss befüllt werden, wenn eine bestimmte Checkbox selektiert wurde) Daten in hoher Qualität erheben. Die erfassten Daten liegen direkt elektronisch vor und können in vielen Fällen, zumindest teilweise, automatisiert verarbeitet werden. Dies spart dem Antragsteller, ebenso wie dem Sachbearbeiter viel Aufwand für simples Abtippen von zum Teil schlecht lesbaren Daten und Rückläufer aufgrund fehlender oder semantisch nicht korrekter Daten.
• Einsparung von Kosten: Durch die höhere Effizienz können indirekt Kosteneinsparpotentiale ausgeschöpft werden. Aber auch viel direkter kann im Bereich Brief, Papier und Porto bares Geld gespart werden.
• Flexibilität für die eigenen Mitarbeiter: Aus der Digitalisierung resultiert auch eine höhere Flexibilität für die Mitarbeiter in Verwaltungseinrichtungen. Digital eingereichte Unterlagen sind viel einfacher auch von einem Homeoffice-Arbeitsplatz aus zu bearbeiten. In Zukunft wird dies zunehmend auch ein Faktor für Behörden werden um weiterhin ein attraktiver bzw. wettbewerbsfähiger Arbeitgeber in einem zunehmend arbeitnehmerfreundlich werdenden Arbeitsmarkt zu bleiben.

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