Social Collaboration – ein Schritt Richtung modernes Arbeiten

Gefühlt gibt es hunderte Themen, die im Zusammenhang mit der Digitalisierung angegangen werden sollten. Langsam aber sicher konnte sich jedes Unternehmen einen Eindruck von den Möglichkeiten und dem Umfang der Digitalisierung und Automatisierung mittels IT machen.  Und an dieser Stelle sei gesagt: Klar, auch zuvor haben wir Technologie genutzt und unsere Mails nicht in Steintafeln geritzt, aber man kann sagen, dass mit dem Schritt zu hybriden IT-Landschaften oder reinen Cloud-Umgebungen nochmal ein neues Level erreicht wurde. Denn jetzt geht es nicht mehr darum, nur ein Update durchzuführen oder eine neue Software einzuführen. Nein, die gesamte Art und Weise des Arbeiten verändert sich durch die Bereitstellung neuer Technologien. 

Jetzt muss jedoch nicht direkt alles auf links gedreht werden – Schritt für Schritt ist die Devise.  

Social Collaboration ist ein Thema, das unsere Kunden aktuell besonders umtreibt. Social Collaboration meint die digitale Zusammenarbeit in Projekten, Teams und Gruppen und die Nutzung eines Unternehmensnetzwerks, um Experten zu finden oder sich in Interessengruppen auszutauschen. Aus der deutschen Social Collaboration Studie geht hervor, dass 57 % der Führungskräfte die Unternehmenskultur verbessern, 52 % die Innovationskraft fördern und 42 % die Mitarbeiterbindung erhöhen möchten.  

DER PLAN 

Zunächst stellt sich die Frage: Was ist wirklich sinnvoll für Unternehmen und welchen Mehrwert soll die Digitalisierung eines Prozesses bewirken? Um das herauszufinden ist Vorarbeit notwendig, die meist nur zäh in Gang kommt. Konzentriert man sich jedoch zunächst auf einen Bereich oder eine Abteilung, wird es gleich ein wenig einfacher.  

DER ERSTE SCHRITT 

Fangen Sie an und überlegen Sie, was das Ziel bei der Einführung und Optimierung der Social-Collaboration-Plattform sein sollen. Halt stop! Plötzlich stellen Sie sich die Frage: Wer? Ich? Ist das überhaupt meine Aufgabe? 

Aus unserer Erfahrung heraus können wir sagen, dass der Impuls für das Projekt „Social Collaboration“ meist aus der Geschäftsführung kommt oder aus einer speziellen Fachabteilung im Unternehmen, die sich bereits mit den Themen Wissen und Zusammenarbeit beschäftigt. Aus dem einfachen Grund, dass die Fachabteilungen, die die Funktionen anschließend vorrangig nutzen werden, meist gar nicht wissen, welche Möglichkeiten es überhaupt gäbe.  

MÖGLICHE ZIELE 

• Mehr Qualität für Kunden und Auftraggeber durch optimale interne Organisation und Kommunikation 
• Mehr Projekte in weniger Zeit bewältigen 
• Sich vom Mitbewerb abheben durch Schnelligkeit, Kompetenz und Zuverlässigkeit 
• Den Wirbel um die Digitalisierung nutzen und zum Marktführer werden 
• Wissen besser speichern und verwerten 

WEM SOLL´S NUTZEN  

Natürlich basiert die Entscheidung für ein neues Tool oder eine neue Plattform im Kern auf einem strategischen Nutzen für das zukünftige Geschäft. In erster Linie muss die Software aber den Mitarbeitern nutzen, denn diese sind schließlich diejenigen, die dieses im Tagesgeschäft nutzen und so für den Unternehmenserfolg sorgen. Wichtig ist es hier zu beachten, dass es an dieser Stelle nicht mehr um die technische Einführung eines neuen Tools geht, sondern darum, den Mitarbeitern ein neues Werkzeug für ihre täglichen Arbeitsprozesse an die Hand zu geben. Und wie jedes Handwerk, muss auch dieses zunächst erlernt werden. Plötzlich werden Menschen, die sich bislang nur begrenzt mit Technik auseinandersetzen mussten, in allen Lebensbereichen mit Technologie konfrontiert.   

Identifizieren Sie diejenigen, die sich gerne mit dem Thema befassen und andere motivieren können. Diese Mitarbeiter sind ihre persönlichen Influencer im Unternehmen – sie verbreiten die Botschaft, dass eine neue Form des Arbeitens da ist.  

DIE KRUX 

Das Ganze ist besonders in kleineren Unternehmen oder Teams ein anfälliges System: macht nur ein Mitarbeiter nicht mit, ist alles weniger effizient.  

• Agile Lösungen müssen gefunden werden, die anpassbar und zukunftsfähig sind 
• Es muss mindestens eine Person geben, die sich stetig über Neuerungen informiert und diese hinsichtlich ihres Nutzens für das Unternehmen bewertet – Dieser Punkt lässt sich gut an dem Beispiel Office365 verdeutlichen. Microsoft erweitert die Plattform stetig um neue Applikationen. Dies macht die Plattform einerseits sehr attraktiv, da sie ständig neue Möglichkeiten bietet. Macht aber auch eine stetige Auseinandersetzung mit der Plattform notwendig. 
• Permanente Veränderungen 

„Vor zehn Jahren haben wir vielleicht noch in Word-Dokumenten gearbeitet, Excel-Tabellen ausgefüllt und ein paar E-Mails beantwortet. Dann kam der Aufstieg von ERP-Systemen, Cloudtechnologien und Software-as-a-Service. Inzwischen leisten wir ein Vielfaches und das in dutzenden von Anwendungen. Diese Art der Fragmentierung muss aber nicht per se schlecht sein. Im Gegenteil: Unternehmen müssen nur richtig damit umgehen.“ Claire Burge, CEO, This is Productivity 

Die Sorge, dass Mitarbeiter diese Möglichkeit missbrauchen, ist nach unserer Erfahrung sowie der Social Collaboration Studie 2017 unbegründet. Social Collaboration Tools werden zu 77 % für die Arbeit und den produktiven Austausch mit Kollegen genutzt. 

„Dazu haben wir kürzlich eine Studie erstellt mit der Frage, was den Menschen eigentlich im Kern von der Maschine unterscheidet? Die Antwort konnten wir in zwei Kategorien zusammenfassen: Kreativität und kritisches Denken. Dabei geht es vor allem um Empathie, aktives Zuhören, Risikobereitschaft, Visual Thinking und richtige Gesprächsführung. Auf diese Soft Skills wird es ankommen.“ Claire Burge, CEO, This is Productivity 

Am besten lässt sich dies alles an einem Beispiel verdeutlichen.  

SOCIAL COLLABORATION MIT MICROSOFT OFFICE 365 

Office 365 mit SharePoint Online und zahlreichen anderen Applikationen bringt eine Kombination aus Kommunikations- und Kollaborationstools sowie verschiedene Möglichkeiten des Dokumentenmanagements mit.   

Denn obwohl Social Collaboration und Intranet zwei unterschiedliche Themen sind, die getrennt voneinander betrachtet werden können, denken wir, dass sie heute untrennbar miteinander verbunden sein müssen, um einen wirkungsvollen und produktiven digitalen Arbeitsplatz zu schaffen. 

Doch wie gestaltet man ein Intranet, das die Mitarbeiter zu schätzen wissen und gerne nutzen? Nachdem die bestehende Struktur untersucht wurde, müssen die Ziele festgelegt werden und das heißt, die folgenden Punkte müssen beleuchtet werden:  

• Design & Usability 
• Mobility 
• Social Networking 
• Kommunikation 
• Kollaboration 
• Expertensuche 
• Wissensmanagement 
• Dokumentenmanagement  
• Mehrsprachigkeit 
• Schnittstellen 
• Compliance und Sicherheit  

Mit einem Intranet muss ein Rahmen geschaffen werden, um den Mitarbeitern einen digitalen Raum zu geben, effizient und erfolgreich zu arbeiten – im Idealfall auch personalisierbar nach individuellen Bedürfnissen.