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Das virtuelle Office – Informationsfluten in gerade Bahnen lenken

Das virtuelle Office – Informationsfluten in gerade Bahnen lenken

Jochen Hahnen, Head of Software & Collaboration Solutions

Beherrschung der Informationsflut mit Hilfe von Produktivitätsdashboards

 

Was noch vor einigen Jahren Aktenordner, Papierstapel und PostIts waren, sind heute zahlreiche Software-Lösungen, die uns die Zusammenarbeit erleichtern und unseren Arbeitsalltag produktiver gestalten. Und wie sieht die Realität aus? 

 

Vor etwa zwei Wochen haben wir den Blogbeitrag zum Thema Microsoft Teams – Fluch oder Segen für die moderne Zusammenarbeit veröffentlicht.

Darin haben wir über unsere Erfahrungen in der Nutzung von Microsoft Teams berichtet und ein erstes Zwischenfazit gezogen. Die Herausforderung im Zusammenhang mit Microsoft Teams ist aus unserer Sicht weniger technischer Natur, sondern die fortschreitende Erweiterung und Vergrößerung der Office 365 Applikationslandschaft mit einer zunehmenden Funktionsüberlagerung. Die Aufgabe für Unternehmen besteht daher darin, die Kontrolle über die Nutzung dieser Applikationen zu behalten und den damit verbundenen Datenfluss zu steuern. Die Mitarbeiter sollten schnell und unkompliziert auf alle Arbeitsumgebungen zugreifen können und sich keine Gedanken darüber machen müssen, wie sie an notwendige Informationen gelangen – sonst wird gesammeltes, vorhandenes Wissen einfach nicht genutzt.

Nach unserer Einschätzung wird es in Unternehmen zukünftig einen immer breiteren Mix aus Systemen für das Informationsmanagement und die Zusammenarbeit geben. Hierbei ist Microsoft Teams gut geeignet, um die Zusammenarbeit in weniger regulierten und schnelllebigen Themenfeldern zu unterstützen. Gleichzeitig werden Unternehmen weiterhin klassische DMS- bzw. Archivsysteme für kritische oder regulierte Unternehmensdaten brauchen. Auch Kollaborationsbereiche basierend auf SharePoint Online werden von Unternehmen weiterhin benötigt. Denn im Gegensatz zu Microsoft Teams ist hier die Möglichkeit gegeben, eine Informationsarchitektur zu etablieren und aus IT-Sicht die Kontrolle über kritische wichtige Aspekte wie insbesondere die Berechtigungsvergabe, das Sizing und den Lebenszyklus von Arbeitsräumen zu behalten. In diesem Zusammenhang empfehlen wir unseren Kunden auch weiterhin, einen Antragsprozess zu etablieren, um die Entstehung dieser SharePoint-Arbeitsräume  über die IT zu steuern. Genehmigt die IT den Antrag auf die Erstellung eines Arbeitsraumes kann die  technische Erzeugung im Anschluss automatisiert ablaufen.

Wichtig ist zudem, den Mitarbeitern eine Orientierung zu geben, welche Systeme in welchen Situationen genutzt werden sollen und wofür sie sich besonders gut eigenen. Die implementierten Lösungen müssen so attraktiv sein, dass die Mitarbeiter sie gerne für ihre täglichen Arbeitsprozesse nutzen. Hier empfehlen wir die Erstellung von möglichst einfach gehaltenen Merkblättern oder Informationsverwaltungsrichtlinien und die kontinuierliche Anpassung dieser Richtlinien an die bestehende IT-Landschaft.

Zurück zur Kernfrage: Wie kann der Mitarbeiter jetzt eigentlich noch den Überblick über die für ihn relevanten Informationen behalten?

Das virtuelle Office

Projektmitarbeiter sind immer häufiger in mehr als nur einem Projekt eingebunden und möchten daher möglichst wenig Zeit für die Suche nach Informationen aufwenden. Wir empfehlen unseren Kunden daher die Einführung eines Produktivitätsdashboards. Es bietet sich an, dieses Dashboard in ein bestehendes Intranet zu integrieren oder bei Neugestaltung des Unternehmensintranets zu einem zentralen Bestandteil des Intranets zu machen. Auch die Mysites von SharePoint Online können gut zu einem solchen Dashboard erweitert werden.

Was ist ein Produktivitätsdashboard?

Egal, wo ein Mitarbeiter morgens seinen Laptop startet, soll er den Tag mit dem Betreten seines Virtuellen Office beginnen. Eine virtuelle Umgebung in der er alles nötige für seine täglichen Arbeitsprozesse im Zugriff hat. Ziel dieses Produktivitätsdashboards ist die personalisierte Darstellung aktueller und relevanter Informationen für den angemeldeten Benutzer. Hier können beispielsweise die zuletzt bearbeiteten Dokumente, die zugewiesenen und demnächst fälligen Aufgaben, spannende Unternehmens-News sowie Verknüpfungen zu den derzeitigen Projekt-Arbeitsbereichen abgebildet werden.

Entscheidend ist hierbei, dass dieses Dashboard eine Klammer bildet, die sich über die verschiedenen Informationssysteme legt – also die Informationen aus klassischen SharePoint-Arbeitsbereichen zusammen mit den Daten aus den eigenen Microsoft Teams oder anderen DMS- und Archivsystemen aggregiert und gefiltert darstellt – alles auf einen Blick und in einem gemeinsamen Kontext.

Auf unserem CeBIT-Stand zeigen wir eine Demo eines solchen Produktivitätsdashboards, in welchem wir die Daten sowohl aus klassischen SharePoint Online Projekträumen sowie von Microsoft Teams darstellen. Technisch wird hierzu auf die ausgereifte Searchengine von O365 und auf die von Microsoft extra für solche Zwecke bereitgestellte Microsoft Graph API zurückgegriffen.

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