Smart-Paste: Wie KI das Ausfüllen digitaler Formulare erleichtert

Kennen Sie das? Ein wichtiges, digitales Formular muss ausgefüllt werden, aber die Daten liegen verstreut in PDFs, E-Mails oder Tabellen. Das Abtippen kostet Zeit und Nerven. Genau hier setzt Smart-Paste an – die KI-gestützte Lösung von RDS CONSULTING, die das Ausfüllen digitaler Formulare in Sekunden erledigt.

Warum digitale Formulare?

In Verwaltungen und Unternehmen sind digitale Formulare längst unverzichtbar. Sie sparen Kosten, reduzieren Papierverbrauch und ermöglichen eine effizientere Datenanalyse (siehe Teil 1 dieser Blogserie: Digitale Formulare). Doch das manuelle Übertragen von Informationen bleibt eine Herausforderung – bis jetzt. Mit Smart-Paste wird das Ausfüllen zum Kinderspiel.

Was ist Smart-Paste?

Smart-Paste ist eine KI-gestützte Technologie, die unstrukturierte Daten aus der Zwischenablage intelligent in strukturierte Formularfelder überführt. Egal ob Sie Informationen aus einer PDF, einer E-Mail oder einem Screenshot haben – einfaches Kopieren und Einfügen genügt, und die KI ordnet die relevanten Informationen automatisch den richtigen Feldern zu.

So funktioniert’s

1. Kopieren: Sie kopieren die benötigten Daten aus Ihrer Quelle – PDF, E-Mail, Bild, etc.
2. Einfügen: Mittels Smart-Paste-Funktion fügen Sie die kopierten Daten in das digitale Formular ein
3. Strukturieren: Die KI analysiert und strukturiert die kopierten Daten automatisch
Anschließend können Sie die vorausgefüllten Felder im digitalen Formular noch überprüfen und bestätigen.

Praxisbeispiele

Fehlerfreie Übernahme langer Zahlenketten

Beim Ausfüllen digitaler Formulare müssen häufig komplexe Zahlenfolgen wie Steuer-IDs, Mitgliedsnummern oder IBANs eingetragen werden. Smart-Paste erkennt solche Daten zuverlässig und überträgt sie automatisch in das passende Formularfeld – ohne manuelles Abtippen und damit ohne Übertragungsfehler.

Schnelle Verarbeitung von Standardinformationen

Regelmäßig genutzte Informationen wie Name, Geburtsdatum oder Kontaktangaben liegen oft in E-Mails oder digitalen Dokumenten vor. Statt jedes Detail manuell einzutragen, reicht ein einfacher Kopiervorgang – Smart-Paste erkennt die Inhalte und fügt sie den einzelnen Feldern korrekt zu.

Effiziente Übernahme strukturierter Daten

Informationen aus Tabellen, PDFs oder E-Mails – zum Beispiel zur beruflichen Tätigkeit oder zum Versicherungsstatus – lassen sich mit Smart-Paste in Sekundenschnelle in das digitale Formular übertragen. Die KI erkennt relevante Inhalte und ordnet sie präzise zu.

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Die Vorteile auf einen Blick

Zeitersparnis: Reduziert die Eingabezeit um bis zu 80 %
Fehlerminimierung: Automatische Erkennung reduziert Übertragungsfehler
Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienung ohne technische Vorkenntnisse
Flexibilität: Unterstützt Daten aus verschiedensten Quellformaten

Mehr als nur Technologie: Ein echter Mehrwert

Smart-Paste ist keine Spielerei, sondern eine praxisnahe Innovation mit echtem Nutzen. Die positive Resonanz unserer Kunden spricht für sich: Die Akzeptanz digitaler Prozesse steigt signifikant, wenn die Nutzung einfach und effizient gestaltet wird.

Durch die Einführung von Smart-Paste lassen sich digitale Formularprozesse deutlich vereinfachen und beschleunigen. Auch die Fehlerquote bei der Dateneingabe kann dank der automatisierten Zuordnung spürbar reduziert werden.

Erleben Sie die Zukunft der Formularverarbeitung

Möchten Sie erleben, wie Smart-Paste das Ausfüllen von Formularen für ihre Nutzer und Nutzerinnen erheblich erleichtern kann? Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Demonstration oder ein individuelles Beratungsgespräch. Wir zeigen Ihnen gerne, wie unsere Portallösungen Ihre digitalen Prozesse auf ein neues Level heben.

Ihre Effizienz ist unser Antrieb.