Digitale Formulare

Effiziente Lösungen für Unternehmen und Verwaltungen

Wir alle kennen ihn: den Kampf mit scheinbar endlosen Formularen auf Papier. Vom wiederholten Eintragen der gleichen persönlichen Daten in winzige Felder über das mühselige Suchen nach relevanten Angaben bis hin zum Entschlüsseln schwer lesbarer Fußnoten – das Ausfüllen papierbasierter Formulare ist meist nicht nur zeitraubend, sondern auch frustrierend. Und am Ende fehlt oft noch eine wichtige Information, die eine erneute Bearbeitung notwendig macht und den Frust weiter anheizt.

Ob Erstanmeldebogen, Formular zur Änderung der persönlichen Daten oder Rentenantragsstellung – in vielen Unternehmen, Verwaltungen, Organisationen, Versorgungswerken oder Kammern gehören Papierformulare, die von Hand ausgefüllt, ausgedruckt und postalisch verschickt werden, zum Alltag.

Papierbasierte Formulare verursachen hohe Aufwände

Der Prozess ist jedoch nicht nur für die Antragsteller:innen mühsam – auch für die bearbeitenden Mitarbeiter:innen stellen papierbasierter Formulare eine erhebliche Herausforderung dar. Die Dokumente sind oft lang und unübersichtlich, unvollständig ausgefüllt oder aufgrund handschriftlicher Eintragungen schwer lesbar.

Dies führt zu einem enormen Verwaltungsaufwand, da Formulare manuell geprüft, fehlende Angaben nachträglich eingeholt und Daten händisch in IT-Systeme übertragen werden müssen. Fehlerhafte oder unvollständige Formulare verzögern zudem die Bearbeitung, führen zu Rückfragen und erfordern zusätzliche Kommunikation mit den Antragsteller:innen. Insgesamt entstehen hohe interne Kosten und ineffiziente Arbeitsabläufe, die durch digitale Lösungen vermieden werden können.

Papierformulare – Die Herausforderungen

Fehlende Pflichtangaben: Oftmals werden essenzielle Felder übersehen, was zu unvollständigen Informationen führt und Rückfragen nach sich zieht.

Unübersichtliche Ausfüllhilfen: Hinweise befinden sich häufig auf separaten Seiten oder in Fußnoten und werden leicht übersehen.

Manuelle Eingabe: Bereits bekannte Informationen wie Name oder Adresse müssen von Hand eingetragen werden.

Unnötige Felder: Komplexe Formulare, die verschiedene Fälle abdecken, enthalten oft Felder, die für die Ausfüllenden nicht relevant sind. Das macht das Formular schnell unübersichtlich und erhöht das Risiko für Fehleingaben.

Zusätzliche Anhänge: Gegebenenfalls sind Kopien von zusätzlich erforderlichen Anlagen anzufertigen und zusammen mit dem Formular an den Empfänger zu senden.

Verzögerte Validierung: Fehlerhafte Angaben werden erst beim Empfänger erkannt, was zu zeitaufwändigen Korrekturschleifen führt.

Nicht barrierefrei: Papierformulare sind ohne Hilfsmittel für Menschen mit Sehbehinderungen schwer oder nicht ausfüllbar.

Aufwendige Archivierung: Papierbasierte Dokumente müssen physisch gelagert, sortiert und archiviert werden.

Hoher Verwaltungsaufwand: Die Auswertung und Bearbeitung papierbasierter Formulare sowie telefonische Rückfragen zum Ausfüllen führen zu erheblichem Verwaltungsaufwand.

Nachhaltigkeitsprobleme: Papierverbrauch, Druck- und Transportkosten sind nicht nur teuer, sondern auch umweltschädlich.

Effizienz durch digitale Formulare

Die Digitalisierung bietet Unternehmen, öffentlichen Verwaltungen und berufsständischen Versorgungswerken die Möglichkeit, ineffiziente und fehleranfällige papierbasierte Prozesse durch moderne Portallösungen mit digitalen Formularen zu ersetzen. Diese Lösung spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern verbessert auch die Benutzerfreundlichkeit und Datensicherheit.

Die Portallösungen von RDS CONSULTING bieten mit ihren digitalen Formularen eine intelligente, strukturierte und rechtskonforme Bearbeitung von Anträgen – ganz ohne Papier.

Zudem lassen sich digitale Formulare schnell und individuell anpassen und auf spezifische Anforderungen von Unternehmen, Organisationen, Verwaltungen, Versorgungswerken oder Kammern abstimmen. Dank unseres benutzerfreundlichen Formular-Editors können Sie papierbasierte Formulare sogar eigenständig in digitale Formulare umwandeln – ganz ohne tiefgehende technische Kenntnisse. Erfahren Sie mehr dazu in Teil 2 unserer Blogserie Digitale Formulare.

Digitale Formulare – Die Vorteile

Benutzerfreundliche Eingabekomponenten: Drop-down-Menüs, Ja/Nein-Felder oder automatische Datumsselektoren erleichtern das Ausfüllen.

Automatische Vorbefüllung: Bekannte Daten wie Name und Adresse müssen nicht erneut eingegeben werden.

Automatische Pflichtfeldprüfung: Fehlende oder falsche Eingaben werden sofort erkannt und angezeigt.

Echtzeit-Validierung: Direkte Prüfung der Eingaben, z. B. ob eine IBAN korrekt ist oder ein Datum in der Zukunft liegt.

Dynamische Formularanpassung: Nutzer:innen sehen nur relevante Felder, basierend auf vorherigen Eingaben.

Kontextsensitive Hilfestellungen: Hinweise sind direkt im Formular integriert und einblendbar, um Unklarheiten zu vermeiden.

Einfache Dokumenten-Uploads: Zusätzliche Unterlagen können direkt angehängt und auf Viren geprüft werden.

Nachweis für Nutzer:innen: Eine Kopie des Formulars kann im elektronischen Postfach gespeichert werden.

Smart Paste-Technologie: Unstrukturierte Daten aus E-Mails, Bildern, PDFs oder Briefen können mittels unserer integrierten KI ausgelesen und automatisch in die richtigen Formularfelder übertragen werden. Wie genau das funktioniert, lesen Sie in Teil 3 unserer Blogserie Digitale Formulare.

24/7-Verfügbarkeit: Formulare können jederzeit und überall ausgefüllt und übermittelt werden.

Kein Verwaltungsaufwand: Interne Aufwände für die Auswertung und Bearbeitung von Formularen sowie telefonische Rückfragen zum Ausfüllen entfallen.

Nahtlose Integration in IT-Systeme: Die Daten werden strukturiert an das Backend übermittelt und können automatisch weiterverarbeitet werden.

Revisionssichere Ablage: Übermittelte Formulare können mit ihren Anlagen revisionssicher abgelegt werden.

Nachhaltigkeit: Minimierter ökologischer Fußabdruck und Kostenersparnis durch Reduzierung von Papier und Transport.

Ihr Digitales Formular von RDS CONSULTING

„Als erfahrene Anbieter von Portallösungen für Unternehmen und Verwaltungen wissen wir, worauf es ankommt. Unsere digitalen Formulare sind hochflexibel und individuell anpassbar. Wir setzen auf höchste Sicherheitsstandards, eine intuitive Benutzerführung und effiziente Prozesse. Unsere Kundinnen und Kunden profitieren von einem deutlichen Effizienzgewinn, reduzierten internen Aufwänden und einer nachhaltigen Prozessgestaltung.“

Lennart Friederichs | Principal Consultant – Web Applications | RDS CONSULTING

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