Teil 2: Was fordert das OZG eigentlich inhaltlich genau von meiner öffentlichen Einrichtung?

Jochen Hahnen, Head of IT Solutions

Im vergangenen Blogbeitrag sind wir darauf eingegangen, was die Digitalisierungsgesetze – allen voran das OZG – eigentlich konkret fordern. In diesem Blogbeitrag möchten wir etwas detaillierter darauf eingehen, was in dem Zusammenhang inhaltlich konkret gefordert wird.

Inhaltlich ist das OZG in 14 Themenfelder aufgebaut, die wiederum in aktuell 575 OZG-Leistungen unterteilt sind, die wiederum in mehr als 5.500 sogenannte LeiKa-Leistungen (Leistungskatalog-Leistungen) unterteilt sind. Was unter diesen Begriffen zu verstehen ist und wie sie zusammenhängen lässt sich anhand der folgenden beiden Bilder sehr einfach erläutern:

Dieses Bild zeigt die aktuelle Struktur der Themenfelder und die Aufteilung der inhaltlichen Verantwortung nach Bundesländern bzw. Ministerien.
(Quelle:
https://www.onlinezugangsgesetz.de/Webs/OZG/DE/umsetzung/themenfelder/themenfelder-node.html)

Dieses Bild zeigt beispielhaft auf, welche Leika-Leistungen die OZG-Leistung „Ausbildungsförderung (BAföG)“ beinhaltet, die wiederum Teil des Themenfeldes „Bildung“ ist.
(Quelle:
https://service.wirtschaft.nrw/sites/default/files/documents/2020-03/handbuch_zur_teilnahme_am_portalverbund_nrw_v1.0.pdf)

Welche Leistungen

Die spannende Frage aus Sicht einer öffentlichen Einrichtung ist, welche Leistungen genau zu betrachten sind und wie diese Leistungen inhaltlich und prozessual digital angeboten werden können.
Die Frage nach dem „Welche Leistungen“ ist anhand des LeiKa-Katalogs zu beantworten.

Die Frage nach dem „Wie“ ist etwas komplizierter zu beantworten. Hierzu ist es zunächst wichtig das OZG-Reifegradmodell zu verstehen. Das nachfolgende Bild zeigt eine verkürzte Darstellung dieses Modells an.
(Quelle:
https://www.onlinezugangsgesetz.de/Webs/OZG/DE/grundlagen/info-ozg/info-reifegradmodell/info-reifegradmodell-node.html)

Welcher Reifegrad konkret vom OZG gefordert wird, ist auf den ersten Blick nicht so ohne weiteres ersichtlich. An vielen Stellen ist bis heute zu lesen und zu hören, dass die zu erreichende Stufe der Reifegrad 2 wäre. Jedoch ist in der 32. Sitzung des IT-Planungsrates vom 24. Juni 2020 eindeutig festgestellt worden, dass für eine Konformität mit dem OZG bis Ende 2022 Reifegrad 3 anzuwenden ist. https://www.it-planungsrat.de/SharedDocs/Downloads/DE/Entscheidungen/32_Sitzung/TOP_02_2_Anlage_01_Reifegradmodell.pdf?__blob=publicationFile&v=5

Dies bedeutet insbesondere, dass nicht nur die Antragstellung zusätzlich auch online möglich sein soll, sondern auch der Rückkanal (also in der Regel die Zustellung eines Bescheides) sowie die Einreichung zugehöriger Nachweise ebenfalls auch online möglich sein muss. Hierbei gilt jedoch analog zu unserem vorherigen Blogbeitrag, dass von der Reifegradstufe 3 nach unten immer dann abgewichen werden kann, wenn für das jeweilige Kriterium eine rechtliche oder faktische Unmöglichkeit vorliegt oder die Digitalisierung zu einem groben Missverhältnis zwischen Kosten und Nutzen führen würde.

Die nächste Thematik in Bezug auf das „Wie“ ist die Gestaltung von Onlineformularen für die Antragstellung sowie zugehöriger Prozesse. Hier bilden im Wesentlichen die Leika-Leistungen die Grundlage, auf der sich der direkte Bezug zu möglichen Onlineformularen ergibt. Kontinuierlich werden von den zuständigen Bundesländern (je nach Themenfeldern) gerade Dokumentationen erarbeitet, die unter der Abkürzung FIM (Förderales Informationsmanagement) in die folgenden drei Bausteine aufgeteilt sind:

• Leistungen (Standard xZuFi 2.2): Textliche Beschreibung der Leistungen, gesetzliche Grundlagen und Informationen zu zuständigen Stellen, alles in leicht verständlicher Sprache.
• Datenfelder (Standard xDatenfelder 2.0): Alle Daten für Onlineformulare wie Name, Adresse usw. inklusive Validierungsregeln, sind standardisiert und universell verwendbar.
• Prozesse (Standard xProzess): Ablauf mit allen rechtlich vorgegebenen Bearbeitungs- und Prüfschritten, angelehnt an BPMN, mögliche Verbesserungen werden hier sichtbar und werden dann nach Möglichkeit durch Gesetzesänderungen realisiert.

Diese FIM-Bausteine sind strukturiert nach den OZG-Leistungen in der OZG-Informationsplattform unter https://informationsplattform.ozg-umsetzung.de/ oder alternativ auch direkt im FIM-Portal unter https://fimportal.de/ zu finden.

Schaut man sich den aktuellen Umsetzungsstand dieser FIM-Bausteine in den verlinkten Portalen detailliert an, so wird man schnell ernüchtert feststellen, dass kaum belastbare Informationen zu finden sind. Anknüpfend an das obige Beispiel der Leika-Leistung „Antrag Ausbildungsförderung“ sieht ein aktueller Auszug aus dem Fim-Portal derzeit oft wie folgt aus:

Daraus resultierend empfehlen wir unseren Kunden aktuell, sich bei der Digitalisierung der Verwaltungsleistungen nicht zu sehr von den fertigen Leistungs- und Prozessbeschreibungen abhängig zu machen. Denn das Vorantreiben der eigenen Digitalisierung sollte längst nicht nur aufgrund der gesetzlichen Anforderungslage ein dringendes Thema für öffentliche Einrichtungen sein, so dass der Mangel an FIM-Bausteinen nicht als Ausrede genutzt werden sollte, die Digitalisierung zu verzögern.

Bestehende Prozesse sind bereits etabliert und das KnowHow zu den Leistungen und den gesetzlichen Rahmenbedingungen des jeweiligen Kontextes der Organisation ist somit naturgemäß ohnehin bereits vorhanden. Und selbst wenn die FIM-Bausteine auf oberster Bundesebene bereits erarbeitet sind, so findet ohnehin noch eine Anpassung dieser Bausteine an die jeweiligen lokalen Gegebenheiten statt. Hierzu ist es wichtig, den zugrundeliegenden Redaktionsprozess zu verstehen, wofür nachfolgende schematische Darstellung aus einer Präsentation der FITKO hilfreich ist:

Dieser mehrstufige föderale Redaktionsprozess führt an verschiedenen Stellen zu inhaltlichen und juristischen Untersuchungen und Abstimmungen. Zum Teil müssen bestehende Gesetze angepasst und entsprechende Änderungsinitiativen gestartet werden. Es versteht sich somit von selbst, dass dieser Prozess in vielen Fällen sehr komplex und langwierig werden wird.

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