Spielerisch Budgets verwalten – Das neue Portal von Ravensburger

Der bekannteste deutsche Spiele- und Jugendbuchanbieter Ravensburger hat im ersten Schritt gemeinsam mit unseren SharePoint-Experten einen Anforderungsworkshop durchgeführt, um Herausforderungen und Chancen eines Portals für das Vertriebscontrolling zu evaluieren. Hierbei ging es um die Integration des Vertriebscontrollings in die bestehende SharePoint 2013 Umgebung.

Wie gestalten sich aktuell die Abläufe im Vertriebscontrolling bei Ravensburger?

David Pietschik, e-Business Solution Architect bei Ravensburger Bislang sendete der Vertrieb seine Anfrage für Werbekostenbudgets per Mail an das Controlling, hier wurde die Verfügbarkeit geprüft und anschließend die Freigabe erteilt. Die zur Verfügung stehenden Budgets wurden dazu in Excel-Tabellen verwaltet.

Im täglichen Geschäft bedeutete dies jedoch einen hohen Aufwand für das Controlling, da alle Budgets manuell genehmigt und ständig überwacht werden mussten. Die Herausforderung bestand darin, die Daten immer aktuell zu halten, um somit den Key Account Managern die passenden Auskünfte geben zu können. Denn nur so kann der Kunden optimal bei der Vermarktung der Ravensburger Produkte unterstützt werden.

SharePoint-Portal für ein effizientes Vertriebscontrolling.

Wie wurde die Anforderung gelöst?

Daniel Radermacher, Principal Consultant bei RDS Consulting Die technische Lösung dieser Anforderungen war die Entwicklung einesindividuellen Portals für Ravensburger, das ebenso wie die meisten anderen internen Prozesse, im

SharePoint abgebildet wird – so kann eine einheitliche Microsoft Strategie Stück für Stück
eingeführt werden. In dem Portal können die Key Account Manager nun einen Antrag für das benötigte Werbekostenbudget stellen. Hier geben sie den Verwendungszweck und die Budgethöhe des Antrags an. Steht noch genügend Budget zur Verfügung wird der Antrag automatisch und ohne Wartezeit freigegeben und aus den entsprechenden Werbekontingenten abgebucht. Wird bei einer Anfrage festgestellt, dass ein vorgegebener Grenzbetrag überschritten wird, wird ein Genehmigungs-Workflow ausgelöst.

Sollte sich zu einem späteren Zeitpunkt noch eine Änderung ergeben, kann der Antrag storniert werden und das Budget fließt automatisch zurück in den „Sondertopf“.

Welche Vorteile hat das neue SharePoint-Portal?

David Pietschik Abgesehen von der Automatisierung des Prozesses ist es nun möglich, Auswertungen für einzelne Kunden zu erstellen, was im Umkehrschluss die Budgetplanung optimiert. Des Weiteren können wir für die verschiedenen Key Account Manager unterschiedliche Grenzbeträge beim Werbekontingent festgelegt werden. Das spart Zeit und erhöht die Flexibilität bei der Kundenbetreuung.