Mit Digitalisierung gegen den Fachkräftemangel –
Schaffen Sie Freiräume mit automatisierten Prozessen
Ist der Fachkräftemangel auch bei Ihnen im Unternehmen ein Thema? Dann haben Sie sicherlich einige Maßnahmen ergriffen, um diesem entgegenzuwirken, beispielsweise Ausbildung, Weiterbildung und Bindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Aber wie sieht es mit der Digitalisierung aus? Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie durch die Automatisierung von Prozessen dem Fachkräftemangel entgegenwirken können.
Es gibt viel zu tun … zu viel!
Zu viel zu tun und zu wenig Mitarbeiter*innen, um all die Arbeit zu erledigen – das dürfte wohl kaum einem Unternehmen fremd sein. Grundsätzlich bedeutet ein gutes Auftragsvolumen für Unternehmer und Unternehmerinnen etwas Positives. Zeigt es doch, dass meine Produkte oder Dienstleistungen auf dem Markt gefragt sind und mein Unternehmen auf Wachstumskurs ist.
Sind die Kapazitäten aber nicht ausreichend, um die Aufträge in angemessener Zeit abzuarbeiten, wird schnell ein Problem daraus. Dies kann für die Mitarbeiter*innen und das Unternehmen erhebliche Folgen nach sich ziehen:
- Überlastete Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
- Arbeit, die sich stapelt
- Aufträge, die nicht fristgerecht bearbeitet werden
- Frustrierte Kunden und Kundinnen
- Ein drohender Imageschaden für das Unternehmen
Keine Fachkräfte in Sicht
Was ist die Lösung? Die einfache Gleichung «mehr Arbeit gleich mehr Arbeitskräfte» geht in Zeiten des Fachkräftemangels oft nicht auf. Schließlich erweist sich die Personalgewinnung für viele Unternehmen als die sprichwörtliche Suche nach der Nadel im Heuhaufen.
Die vierteljährliche Umfrage des ifo Instituts zum Fachkräftemangel belegt die erschwerte Suche nach geeignetem Personal in Zahlen: 34,6 Prozent der befragten Firmen klagen über den Fachkräftemangel (Stand Juli 2021). Das war der zweithöchste jemals gemessenen Wert. Drei Monate zuvor waren es noch 23,6 Prozent (Stand April 2021).1
Das Problem bleibt bestehen
Und auch in den nächsten Jahren bleibt der Fachkräftemangel ein Thema: Die Bevölkerungsentwicklung in Deutschland ist durch eine alternde Gesellschaft und eine geringe Geburtenrate geprägt. Die Geburtenrate ist in den letzten Jahren zwar wieder leicht angestiegen, der personelle Engpass wird sich dadurch aber nicht so schnell beheben lassen.
Hinzukommt, dass viele Arbeitnehmer*innen im Sinne einer guten Work-Life-Balance weniger arbeiten möchten. Für die Personalsuche bedeutet das: Unternehmen gehen untereinander in einen Konkurrenzkampf, um die wenigen vorhandenen Fachkräfte.2
Was ist die Lösung?
Ein Ansatz ist es, durch ein entsprechendes Ausbildungs- und Weiterbildungsangebot seine Fachkräfte selbst auszubilden und ihnen einen attraktiven Arbeitsplatz zu bieten, um sie langfristig für das Unternehmen zu gewinnen.
Mit Blick auf die Bevölkerungsentwicklung ist dieser Ansatz alleine aber nicht zielführend. Schließlich gehören Wachstumspläne zur Unternehmensentwicklung dazu und mit diesen steigen die Aufträge immer weiter – in Zukunft gibt es also noch mehr zu tun.
Aber was kann dann die Lösung sein – Digitalisierung?
Digitalisierung = Arbeitsplatzverlust?
Bei dem Wort «Digitalisierung» denken viele erstmal an wegfallende Arbeitsplätze. Schließlich wird ein Prozess, den ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin zuvor manuell ausgeführt hat, ab sofort automatisiert abgewickelt – die Arbeit fällt also weg und die Arbeitskraft wird dafür nicht mehr benötigt.
Digitalisierung bedeutet aber mehr: Ja, es wir ein Prozess automatisiert abgewickelt. Und ja, die Arbeit fällt für die Arbeitskraft weg. Aber bei Digitalisierung geht es nicht darum, die Arbeitskraft zu ersetzen, sondern sie zu entlasten. Konkret bedeutet das: Die standardisierte Arbeit soll wegfallen, damit der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin sich auf die kreative Lösung komplexerer Aufgabenstellungen konzentrieren kann.
>> Digitalisierung muss so gestaltet sein, dass Aufgaben sinnvoll automatisiert werden. Das heißt, die KI, die künstliche Intelligenz, übernimmt standardisierte Aufgaben, damit die limitierten Arbeitskräfte Zeit für die eigentliche Arbeit haben und optimal eingesetzt werden können. <<
Digitalisierung = Zeitgewinn!
Dabei ist es wichtig, die einzelnen Prozesse und Aufgaben im Unternehmen zu kennen, zu bewerten und herauszufiltern. Folgende Fragenstellungen können dabei helfen:
- Was für Aufgaben gibt es?
- Wer ist für die Aufgabe zuständig?
- Welche Aufgaben sind standardisiert?
- Können Aufgaben vereinfacht werden?
- Gibt es unnötige Aufgaben?
- Welche Aufgaben können automatisiert werden?
Sehen wir uns ein Beispiel an: Sie arbeiten gemeinsam mit einer Kollegin an einem Projekt. Diese Kollegin schickt Ihnen wöchentlich ein Dokument mit dem aktuellen Statusupdate via eMail. Jedes Mal, wenn Sie diese eMail bekommen, gehen Sie wie folgt vor:
- eMail öffnen
- Anhang downloaden
- Downloadordner öffnen
- Anhang ausschneiden
- Zielordner öffnen
- Ausgeschnittenen Anhang im Zielordner einfügen
- eMail löschen
Sie sehen: Für das bloße Ablegen eines Dokuments können einige Arbeitsschritte zusammenkommen.
Die Summe macht’s
Zudem sind solche Aufgaben für die ausführende Arbeitskraft oft eintönig. Sicherlich, wenn man nur einmal wöchentlich mit so einer standardisierten Aufgabe beschäftig ist, mag es einen wohl kaum stören. Die Realität sieht aber meist anders aus. Oder gibt es bei Ihnen im Team nur eine standardisierte Aufgabe die Woche?
Und genau das ist der Punkt. Einmal wöchentlich raubt eine standardisierte Aufgabe nur wenig Zeit. Aber in der Summe nehmen diese Aufgaben einiges an Zeit in Anspruch. Und auf ein Unternehmen mit mehreren Arbeitskräften gerechnet, kommen da einige Stunden die Woche zusammen.
Natürlich kann Digitalisierung mehr als die automatisierte Dokumentenablage. Die Möglichkeiten sind quasi unbegrenzt und reichen von der digitalisierten Verwaltung von Kundendaten über die automatisierte Reporterstellung bis hin zur Digitalisierung von spezifischen Unternehmensprozessen.
Standardisierte Aufgaben kosten Zeit
Das wird teuer!
Sicherlich denken viele, dass man einiges machen kann, dafür aber auch ein entsprechendes Budget in Kauf nehmen muss. Natürlich entstehen durch ein Digitalisierungsprojekt zunächst Kosten, langfristig aber reduziert ein solches Projekt die Ausgaben.
Zudem richtet sich die Höhe der Kosten nach dem Umfang des Projektes. Und wie zuvor aufgezeigt, kann bereits das Automatisieren von einfachen standardisierten Aufgaben einen erheblichen Mehrwert bringen. Und für die Umsetzung gibt es verschiedene Lösungsansätze.
Die Wege der Digitalisierung
Automatisierte oder individuelle Lösungen – die Ansätze sind ganz unterschiedlich und der Markt bietet viele spannende Möglichkeiten. Automatisierte Lösungen wie die Software Microsoft Power Platform ermöglicht die kostengünstige Digitalisierung.
Microsoft Power Platform beinhaltet die Tools Power Automate, Power Apps, Power BI und Power Virtual Agents, mit denen Anwender*innen selbstständig kleine, smarte Lösungen programmieren können, z.B. simple Workflows und einfache Apps. Damit haben Unternehmen die Möglichkeit, selbständig zu automatisieren und das für überschaubare Kosten. So gibt es die Microsoft 365 Lizenz bereits für eine geringe monatliche Gebühr.
Individuelle Lösungen
Sollen Prozesse digitalisiert werden, an denen Geschäftspartner*innen, z.B. Kunden*innen oder Lieferanten, beteiligt sind, empfiehlt sich der Einsatz von Portalen oder Plattformen. Diese bieten eine Oberfläche, auf der sich unterschiedlichste Geschäftsprozesse für die digitale Zusammenarbeit mit Externen abbilden lassen, z.B. für die Darstellung und Überprüfung von Lieferketten oder die Verwaltung von Kundendaten.
Eine Lösung können hier die Plattformen und Portale von RDS CONSULTING sein. Für die Umsetzung standardisierter Prozesse empfiehlt sich der Einsatz unserer Portale. Diese bieten einen Baukasten mit zahlreichen Standardfunktionen, z.B. Postkorb, Stammdatenverwaltung oder Dokumentenablage. Je nach Bedarf können die Funktionen spezifisch erweitert werden.
Individuelle Geschäftsmodelle hingegen lassen sich mit unseren Plattformen in Form von Software as a Service (SaaS)-Lösungen umsetzen. So lassen sich Prozesse den jeweiligen Ansprüchen entsprechend digitalisieren.
Mein Fazit
Aufgrund des anhaltenden Fachkräftemangels ist die Digitalisierung unumgänglich. Das Automatisieren von standardisierten Prozessen schafft Freiräume, das entlastet die Mitarbeiter*innen und sie können sich auf die Lösung komplexerer Aufgaben konzentrieren. So können Unternehmen auch in Zukunft weiterwachsen.
Digitalisieren kann dabei auf ganz unterschiedlichen Wegen erfolgen – welcher ist Ihr Weg?
Sie möchten mehr über die Möglichkeiten der Digitalisierung erfahren?
Wir unterstützen Sie gerne dabei!
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Autor
Christoph Sikora ist Senior PM & Business Development Manager bei der RDS CONSULTING.
Im Rahmen von IT-, Prozess- und Change-Projekten begleitet er Unternehmen und Organisationen bei der digitalen Weiterentwicklung.
Die Kombination von Standardisierungen zur Effizienzsteigerung sowie die individuelle Betreuung sind dabei entscheidend – so können wir unseren Kunden Lösungen bieten, die für sie passen.
Weiterführende Informationen:
Quellen
1Pressemitteilung des ifo Instituts – Leibniz-Institut für Wirtschaftsforschung an der Universität München e. V. „Immer mehr Firmen klagen über Mangel an Fachkräften“, https://www.ifo.de/node/64602 (Stand 10.11.2021)
2Beitrag auf Haufe.de „War for Talents“, https://www.haufe.de/thema/fachkraeftemangel/ (Stand 10.11.2021)
Teil 3: Onlinezugangsgesetz (OZG) – Welche Vorteile bietet ein Onlineangebot für meine öffentliche Einrichtung?