Modernes CRM gesucht!
Varengold setzt auf Microsoft Dynamics 365 Sales
Microsoft Dynamics 365 ist mehr als ein CRM oder ERP System. Die Plattform stellt alle Tools bereit, um verschiedenste Geschäftsvorgänge sowie -prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Die Varengold Bank AG hat sich für Microsoft Dynamics 365 Sales entschieden – um ein modernes CRM zu implementieren und auch um zukünftig die Digitalisierungsstrategie im Unternehmen voranzubringen.
Was zeichnet ein modernes CRM aus?
Bei einer Customer Relation Management Software (CRM) geht es grundsätzlich um die Pflege von Kundenbeziehungen. Darüber hinaus unterstützt ein modernes CRM dabei, die Kundenbeziehungen zu optimieren, besser auf Kundenwünsche einzugehen sowie Geschäftsabschlüsse zu verbessern.
Diese Punkte waren auch für die Varengold Bank AG aus Hamburg entscheidend, als die Suche nach einem neuen CRM anstand. Das deutsche Kreditinstitut ist ein führender Finanzierer europäischer FinTechs mit Fokus auf Online-Kreditmarktplätze und hat weitere Standorte in London und Sofia.
Das bestehende CRM des Unternehmens war veraltet und entsprach nicht mehr den aktuellen Anforderungen – das erschwerte ein effizientes Kundenmanagement sowie das Nachverfolgen von Leads.
Startschuss für Microsoft Dynamics 365 Sales
Die Wahl ist schließlich auf Microsoft Dynamics 365 Sales gefallen. Mit der Lösung von Microsoft lassen sich alle Geschäftsprozesse vernetzen – vom Lead über den Angebotsprozess, der Projektabwicklung bis hin zur Ressourcenplanung und dem Kundenservice.
Dabei lässt sich Microsoft Dynamics 365 Sales nahtlos in die bereits bestehende Microsoft Umgebung des Unternehmens einbinden.
>> Der Vorteil von Microsoft Dynamics 365 liegt darin, dass es mehr ist als nur ein CRM. Es ist die Basis aller Business-Lösungen von Microsoft. Mit der Plattform lassen sich sämtliche Vorgänge sowie Prozesse im Unternehmen digitalisieren und automatisieren. Für die Varengold ist das die ideale Lösung, schließlich möchte das Unternehmen die Digitalisierung weiter vorantreiben – und mit Microsoft Dynamics 365 stehen alle Tools dafür bereit. <<
Zusammenarbeit mit RDS CONSULTING
Bevor es an die Implementierung der neuen CRM Software gehen konnte, wurden einige Vorbereitungen getroffen. Unser Team von RDS CONSULTING hat die Varengold während des gesamten Projektes unterstützt – von der Beratung über die Konzeption und Konfiguration bis hin zum Go-Live.
Folgende Punkte werden bei der Implementierung eines neuen Systems grundsätzlich betrachtet:
- Konzeption: Zunächst heißt es, die Prozesse zu analysieren, um ein individuelles Konzept zu erstellen – für die Situation, die Anforderungen und die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeitenden.
- Datenhygiene und Datenaufbereitung: Anschließend werden die vorhandenen Daten geprüft – Welche Daten gibt es? Welche Daten gehören ins neue CRM? Wo sind die Daten gespeichert? Wie können sie sinnvoll migriert werden?
- Konfiguration: Dann werden die Prozesse gestaltet. Dabei ist es wichtig, die jeweiligen Anforderungen zu kennen, damit die neuen Lösungen nur die Features erhalten, die wirklich benötigt werden – das garantiert einen straffen und übersichtlichen Prozess.
- Migration: Bevor das neue System schließlich zum Einsatz kommen kann, müssen die Daten aus dem Alt-System ins neue CRM überführt werden.
- Drittsysteme: Je nach Anforderungen gilt es noch die Anbindung von Drittsystemen mittels Schnittstellen sicherzustellen.
- Rollout: Schließlich kommt es zum großen Rollout. Das neue System geht live.
- User-Schulung: Damit sich alle Mitarbeitenden in der neuen Software zurechtfinden und mit den neuen Prozessen arbeiten können, darf eine entsprechende Schulung nicht fehlen. Ansonsten kann es passieren, dass einzelne Mitarbeitende es vorziehen, alles wie immer zu machen, statt mit dem neuen System zu arbeiten.
- Support: Nach dem Go-Live können zunächst noch Schwierigkeiten auftreten. Schließlich bringt jede Systemumstellung trotz sorgfältiger Planung und Vorbereitung den einen oder anderen Stolperstein mit sich – unser Supportteam hilft dabei, dass alles läuft und die Probleme schnell behoben werden.
Datenpflege leicht gemacht
Bei der Implementierung des neuen CRMs wurden unterschiedliche Prozesse rund um den Sales Cycle der Varengold implementiert, z.B. die Anlage neuer Leads, Verkaufschancen und Kunden. Diese variieren in ihrer Komplexität und beinhalten mehrere Steps: Der Mitarbeitende wird dabei durch den Prozess geführt und kann nacheinander die einzelnen Steps durchgehen sowie bearbeiten. Gerade bei komplexen Abläufen ist das eine erhebliche Zeitersparnis und verhindert Fehler.
Die Prozesse an sich sind datenschutzkonform gestaltet – so wird bei der Erfassung und Verwaltung der Daten sichergestellt, das geltende Gesetzte und Vorschriften eingehalten werden.
Bei der Varengold gibt es auch Vorgänge, bei denen ein Dokument mit einer DSGVO konformen Unterschrift benötigt wird. Hier wurde die Lösung gewählt, die Stammdaten zunächst im jeweiligen Prozess im Microsoft Dynamics zu pflegen. Anschließend wird das entsprechende Dokument im DocuSign eSignature erstellt, einer Software zum Erstellen elektronischer Signaturen.
eMails zuverlässig nachverfolgen
Zudem ging es bei der Implementierung darum, unterschiedlichste Datensätze aus dem B2B und B2C Bereich zu migrieren – von Opportunities über Kundendaten bis hin zu Firmendaten.
Um den gesamten eMail-Verkehr mit einem Kontakt leicht nachvollziehen zu können, wurden die eMails bei der Überführung aus dem bisherigen System neu strukturiert.
In Microsoft Dynamics sind die eMails jetzt inklusive aller Anhänge in einer Tabelle hinterlegt und zusätzlich mit den entsprechenden Prozessen und Datensätzen verknüpft.
Go-Live und dann?
Die finale Umstellung auf das neue System lief reibungslos. Dank Schulungen waren die Mitarbeitenden der Varengold gut vorbereitet und konnten sich schnell im neuen System zurechtfinden. Das alte System wurde kurz darauf abgestellt und als Archiv gesichert.
Die Umstellung auf Microsoft Dynamics 365 Sales war für die Varengold aber nur der Anfang der weiteren Digitalisierungsstrategie.
>> Wir möchten weiterwachsen, Digitalisierung ist dabei ein entscheidender Faktor. Aktuell sind wir dabei, das Microsoft Dynamics 365 Modul „Customer Service“ zu implementieren.
Und die IT-Strategie der Varengold verfolgt noch weitere Ziele. Beispielsweise planen unsere Teams Digitalization & Process Optimization, Software Development und Business Intelligence die Datenvisualisierung mittels Microsoft Power BI – auch hier setzen wir auf die Unterstützung der RDS CONSULTING! <<
Kai Friedrichs, Chief Operating Officer, Varengold Bank AG
Autor
Michael Kiesling, Principal Solution Specialist im Bereich Processes & Applications, ist im Team Business Solutions bei der RDS CONSULTING tätig.
Gemeinsam mit seinem Team begleitet er Unternehmen bei der Digitalisierung – von der Beratung über die Planung und Implementierung bis zum Betrieb. Das Ziel ist es, gemeinsam die passende Lösung für das jeweilige Digitalisierungsprojekt eines Unternehmens zu finden, damit es auch in Zukunft wettbewerbsfähig sein kann.
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