Digital Collaboration – Joseph-Stiftung migriert auf SharePoint Online

PROJEKTSTART

Zum Start des Projekts wurde ein gemeinsamer Workshop durchgeführt, um grundlegende Anforderungen und die mögliche Umsetzung zu evaluieren. Bereits bei der Angebotserstellung wurden wertvolle Hinweise in Bezug auf die Umsetzung der Anforderungen mit Microsoft SharePoint gegeben. Wenige Wochen nach dem Projektstart präsentierten wir dem Kunden in Bamberg eine erste Version der neuen Lösung.

DER WEG IN DIE CLOUD – MIGRATION

Das Ziel der verantwortlichen Projektleiterin Frau Siebert bestand darin, das bestehende Intranet sowie die SharePoint-Arbeitsbereiche von SharePoint 2010 nach SharePoint Online zu migrieren. Seit der ersten SharePoint-Einführung war eine heterogene Systemlandschaft entstanden, die historisch immer mehr gewachsen ist, so entstand eine immer unübersichtlichere Plattform. Dies führte über die Jahre dazu, dass das System für die Nutzer immer schwerer handhabbar war. Zusätzlich wurde die Wartung und Pflege dieser Plattform zunehmend zu einer Herausforderung.

Jedoch ging es bei der anstehenden Migration nicht lediglich um die Überführung in die Cloud, sondern eine vollständige Neukonzeptionierung. Für mehr Übersichtlichkeit und Einheitlichkeit bei der Arbeit mit SharePoint Online wurden neue Vorlagen für unterschiedliche Arbeitsräume definiert. Arbeitsräume werden nun über einen Antragsprozess erstellt, so dass der Überblick über die entstehenden Inhalte behalten werden kann. Zusätzlich wurde eine neue Startseite für Mitarbeiter geschaffen, die nicht nur als klassisches Intranet fungiert, sondern zusätzlich die Funktion eines Cockpits für jeden einzelnen Mitarbeiter erfüllt. Zum einen können nun Unternehmens-News ganz einfach nebenbei „konsumiert“ werden, der Mitarbeiter gelangt aber auch schnell zu seiner Arbeit, da er seine zuletzt bearbeiteten Dokumente direkt angezeigt und seine Aufgaben aus den verschiedenen Arbeitsräumen aggregiert bekommt. Außerdem kann er die Arbeitsräume, die er häufig braucht, als Favoriten anlegen, gleiches gilt für Links aller Art.

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FACTS

JOSEPH-STIFTUNG
Kirchliches Wohnungsunternehmen
Gründung: 1948
Hauptsitz: Bamberg
Mitarbeiter: 180
Wohnungsbestand: 3.700 Mietwohnungen, 1.600 Studentenappartements, 75 gewerbliche Einheiten
Bilanzsumme: 370 Mio. €
Unternehmensgruppe: Anteilseigener verschiedener Unternehmen – umfasst somit 20 Firmen mit rund 400 Mitarbeitern

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KOLLABORATION UND EINE INDIVIDUELLE ARBEITSUMGEBUNG

Mit dem Ausbau der SharePoint-Umgebung zu einer effizienten Kollaborations-Plattform hat die Joseph-Stiftung eine Synergie geschaffen. Die neue Umgebung dient den Usern in erster Linie als Zusammenarbeitsumgebung, gleichzeitig ist die Startseite ein persönliches Cockpit, das relevante Unternehmensneuigkeiten und die eigene Arbeit auf einen Blick vereint. Insgesamt wurde die Arbeitsumgebung der Mitarbeiter modernisiert sowie durch einheitliche Datenablage deutlich effizienter gestaltet.

ANFORDERUNGEN AN DIE NEUE UMGEBUNG

Gewünscht ist eine übersichtliche Einstiegsseite für die Mitarbeiter mit News, relevanten Terminen und Neuigkeiten, ergänzt um eine personalisierte Ansicht für eingeloggte Mitarbeiter.

Die Mitarbeiter finden fortan folgende Funktionen im Schnellzugriff:

• Fällige Aufgaben
• Bearbeitete Dokumente
• Arbeitsräume
• Übergreifende Navigation

Über die Navigation sind unter anderem Vorstellungs-Seiten für die einzelnen Bereiche und Teams der Joseph-Stiftung erreichbar. Darüber hinaus wurde ein Arbeitsbereich für die Steuerung und das Monitoring von langlaufenden Projekten im Unternehmen geschaffen. Dieses enthält unter anderem ein Dashboard, in welchem die einzelnen Projekte sowie der jeweilige Projektstatus übersichtlich dargestellt werden.

Insbesondere die Zusammenarbeit miteinander wird durch die SharePoint Online-Plattform deutlich verbessert. Das Wohnungsunternehmen mit zahlreichen Objekten verfügt nun über eine zentrale Ablage, auf die alle Beteiligte Zugriff haben. Mittels des mächtigen Berechtigungskonzepts von SharePoint kann genau geregelt werden, wer auf welche Inhalte Zugriff hat. Gerade über den Lebenszyklus eines Gebäudes hinweg gibt es immer eine hohe Anzahl beteiligter Akteure und zahlreiche Dokumente die zentral verwaltet werden müssen.

AUSBLICK

Auch zukünftig werden wir gemeinsam weitere Potentiale für die Joseph-Stiftung in SharePoint ermitteln. Es ist geplant die SharePoint-Plattform noch auszubauen und weitere Prozesse darin abzubilden. Wir werden das Unternehmen weiterhin begleiten und beraten, wie und in welchen Bereichen SharePoint noch eingesetzt werden kann.

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