Teil 3: Revisionssicherheit in SharePoint Online – Hybrid-Umgebungen

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DER HYBRIDE ANSATZ
RECORDS CENTER & IN PLACE RECORDS MANAGEMENT

Bei diesem Ansatz werden die Dokumente direkt an ihrem Speicherort als Datensätze deklariert und ihnen wird eine einmalige Dokumenten-ID zugewiesen. Anschließend stehen die Datensätze den Anwendern weiterhin zur Verfügung und sie können diese auch weiterhin wie gewohnt durch die SharePoint-Suche auffinden. Auch in diesem Fall können die bereits genannten Funktionen des In Place Records Managements genutzt werden und den Datensätzen können entsprechende Richtlinien und Berechtigungen zugeteilt werden.

Jedoch kann bei diesem Hybridansatz definiert werden, dass nach einer gewissen Zeitspanne die Datensätze automatisch in das Datenarchiv verschoben werden. Sobald die Daten im Records Center liegen, gelten die dort konfigurierten Einstellungen und Berechtigungen.

HYBRIDE SHAREPOINT UMGEBUNG

Ein völlig anderer Ansatz, zur Gewährleistung eines revisionssicheren Archivs in SharePoint Online, wäre eine hybride IT-Architektur.

Bei dieser Hybrid-Umgebung wird eine vertrauenswürdige Verbindung zwischen einer SharePoint Online-Instanz und einer SharePoint-Server-2013-Farm hergestellt. Funktionen und Produktivitätsdienste aus SharePoint Online werden in die lokalen SharePoint-Server integriert. Die Kombination beider Systeme ermöglicht einem Unternehmen:
Den sicheren Zugriff auf Anwendungen und Daten, welcher durch die SharePoint-Server gewährleistet wird sowie die Flexibilität und den standortunabhängigen Zugriff, welcher durch die Cloud gegeben ist. Weitere Funktionalitäten einer Hybrid-Umgebung sind:

• Gleichzeitige Suche von Inhalten in der SharePoint Farm und SharePoint Online
• Interaktion mit lokalen Geschäftsdaten
• Zugriff auf SAP aus SharePoint Online heraus

Eine solche Ausrichtung wird häufig bevorzugt, wenn ein Unternehmen bereits SharePoint-Server im Einsatz hat und diese nach SharePoint Online migrieren möchte. Besonders im Hinblick auf die Gewährleistung von handels- und steuerrechtlichen Anforderungen kann es daher durchaus notwendig sein, neben der Nutzung von SharePoint Online auch eigene SharePoint-Server zu betreiben, um ein vom Wirtschaftsprüfer genehmigtes revisionssicheres Archiv sicherzustellen. Bei diesem Einsatzszenario kann entschieden werden, welche Daten in die Cloud migriert werden und welche weiterhin im lokalen System des Unternehmens bleiben.

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FAZIT

Madline Schmidt, Junior Beraterin Enterprise & Collaboration Solutions

Die zugrundeliegende Entscheidungsbasis bilden somit die jeweiligen Anforderungen an die Daten, welche im SharePoint Online archiviert werden sollen und wie ein Unternehmen bereits im Bereich Microsoft SharePoint aus technischer sowie auch aus personeller Sicht ausgestattet ist. Durch das Beachten dieser Kriterien kann jedes Unternehmen individuell das bestmöglichste und wirtschaftlichste Vorgehen für eine revisionssichere Archivierung wählen.

Der erste Schritt zur revisionssicheren Archivierung ist eine zuverlässige Verfahrensdokumentation, hauseigene Prozesse müssen eingehalten werden und die Mitarbeiter über Bedeutung des ordnungsgemäßen Umgangs mit Dokumenten und Daten aufgeklärt werden. Denn nur, wenn sich alle an die beschriebenen Prozesse halten, können die nötigen Anforderungen an die Revisionssicherheit erfüllt werden.

Darüber hinaus ist es ratsam, sich nach der Wahl eines Ansatzes durch einen Wirtschaftsprüfer bestätigen zu lassen, dass handels- und steuerrechtliche Anforderungen erfüllt werden und das System somit nach den GoBD als revisionssicheres Archiv genutzt werden darf.

Zusammenfassend kann also gesagt werden, dass die Anforderungen der Revisionssicherheit aus technischer Sicht mit SharePoint Online erfüllt werden können. Allerdings bezieht sich der Begriff auf mehr als nur die technischen Komponenten. Daher muss bei der Einführung eines solchen revisionssicheren Archivs neben den technischen Aspekten auch noch rechtliche Anforderungen berücksichtig und geklärt werden.

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