Teil 2: Revisionssicherheit in SharePoint Online

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Im zweiten Teil unserer Beitrags-Serie geht es um die Möglichkeit der revisionssicheren Archivierung in Microsoft SharePoint Online mit dem Place Records Management.

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PLACE RECORDS MANAGEMENT

Madline Schmidt, Junior Beraterin Enterprise & Collaboration Solutions

Beim In Place Records Management werden Dokumente in Microsoft SharePoint Online direkt verwaltet, das bedeutet sie bleiben an ihrem aktuellen Speicherort und werden nicht auf eine andere Website verschoben. Dieser direkte Ansatz bildet das Pendant zum bereits genannten Datenarchiv. Die direkte Datensatzverwaltung verzichtet auf das Kopieren oder Verschieben von Dokumenten an einen anderen Speicherort zur anschließenden Konfiguration der Daten hinsichtlich Sicherheits- und Aufbewahrungsrichtlinien. Stattdessen werden diese Einstellungen direkt an dem Datensatz vorgenommen, ohne dass ein anderer Speicherort gewählt wird. Dieses Vorgehen kann auf jeder beliebigen SharePoint-Online-Website aktiviert werden.

 

Hinsichtlich der Anforderungen von handels- und steuerrechtlich relevanten Informationen können somit die Daten vor Manipulation und Löschung geschützt werden. Alle Einstellungen, welche durch die direkte Datensatzverwaltung in SharePoint Online vorgenommen werden können, stellen einen größtmöglichen Nutzen für die Anwender des Systems und der Steuerung von Informationen dar. Ebenfalls ein wichtiger Aspekt des In Place Records Managements ist, dass Datensätze nicht nur manuell deklariert werden können, sondern dieser Schritt auch automatisiert durch einen Workflow vorgenommen werden kann. Somit kann ein Prozess gestaltet werden, bei dem ein Dokument automatisch nach einer gewissen Aufbewahrungszeit als Datensatz deklariert wird.

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