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Projekte erfolgreich managen – Microsoft Dynamics 365

Projekte erfolgreich managen – Microsoft Dynamics 365

Project Service Automation – eine Komponente von Microsoft Dynamics 365.

Thorsten Strauß, Head of Cloud & Business Solutions

Als einer der ersten Microsoft Partner in Deutschland bieten wir nun die Implementierung der Microsoft Dynamics 365-Komponente Project Service Automation an.

Bei vielen mittelständischen Unternehmen finden aktuell die Vertriebsdokumentation vom Lead bis zum Auftrag sowie die spätere Projekt-Abwicklung in zwei verschiedenen Systemen statt. Doch in Zeiten der Digitalisierung ist es wichtiger denn je, das Wissen über Kunden und ihre Projekte effektiv zu nutzen und auszuwerten. Kunden erwarten einen schnelleren Service und eine optimale Betreuung auf Grund der Daten, die dem Dienstleister im Rahmen einer Zusammenarbeit zur Verfügung gestellt werden.

In der Praxis ist dies bislang mit hohen Aufwänden im Backoffice verbunden, welches die Daten zusammentragen und vernetzen muss. Mit Project Service Automation können Vertrieb, Projektmitarbeiter und Backoffice jetzt noch effizienter zusammenarbeiten. Die Ergänzung von Microsoft Dynamics Sales durch diese Komponente ermöglicht nicht nur die Etablierung einer einheitlichen Microsoft Strategie, sondern auch das vernetzte Betrachten aller Informationen rund um den Kunden. Zudem bedeutet dies intern einen deutlich geringeren Kommunikationsaufwand zwischen den einzelnen Abteilungen – kein Medienbruch und keine Informationssilos.

Insbesondere für die Management-Ebene im Vertrieb und Fachbereich werden Auswertungen möglich, die zuvor ohne einen enormen Aufwand im alltäglichen Geschäft nicht möglich waren. Der Projektverlauf und -status werden automatisch mittels eines Ampelsystems bewertet, um einen besseren Kundenservice zu leisten sowie einmal gewonnenes Wissen besser für kommende Projekte zu nutzen.

Die Integration von Social Collaboration Tools, wie Microsoft Yammer, ermöglichen den direkt an das Projekt gebundenen Austausch, um Kunden innerhalb des Projektes einen optimalen Service zu bieten.

„Wir halten diese Software für eine zeitgemäße Lösung, um mit den administrativen Aufwänden im Projektgeschäft umzugehen und die Möglichkeiten der Digitalisierung auszuschöpfen. Insbesondere der Aspekt der übergreifenden Kommunikation überzeugt uns von der Notwenigkeit einer solchen Lösung“ Heinz Gerd Klein, Leiter Marketing und Business Development

Die direkte Einbindung von Microsoft Teams (Link zum Beitrag) rundet das Ganze ab. Denn auch viele mittelständische Unternehmen sind heute in dezentralen Unternehmensstrukturen organisiert, was zum einen eine digitale Kommunikation notwendig macht sowie beispielsweise die mobile Erfassung von Arbeitszeiten innerhalb eines Projekts.

Der Projektleiter kann zudem die Zeitplanung, die Festlegung von Meilensteinen und die Zuordnung von Arbeitspaketen direkt in dem System vornehmen. Es ist klar ersichtlich, welche Projektmitarbeiter verfügbar sind und in welchem Umfang. Diese können dann direkt dem entsprechenden Projekt zugeordnet werden, was das Projektmanagement und die Ressourcenplanung deutlich schneller und effektiver gestaltet.

Durch die Software kann auf die doppelte Datenpflege verzichtet und die Fehlerquote auf Grund von Übertragungsfehlern deutlich reduziert werden. Abschließend wird automatisch die Rechnung für den Kunden erzeugt.

VORTEILE & FUNKTIONEN

Reibungslose Kommunikation – im Projektteam und mit dem Kunden
Ressourcenplanung
Zeiterfassung
Analysen und Auswertungen
Wissensmanagement
Durchgängiges Informationsmanagement
Hohe Transparenz
Weniger administrative Aufwände
Besserer Kundenservice

Der nächste logische Schritt nach der Project Service Automation ist die Erweiterung durch die Komponente Customer Service in Dynamics 365. Denn der optimale Service ist die Grundlage für eine dauerhafte und zufriedene Kundenbeziehung.

Die Informationen aus dem Projekt können nahtlos und ohne fehlerträchtige Übertragung aus Dynamics 365 überführt werden. Somit kann der Kunde optimal betreut werden.